Check-In für Hotelgäste und Gruppen von Gästen in Space

Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt sowohl Check-Ins für Gäste, als auch für Gruppen von Gästen. Ein Gast-Check-In bezieht sich dabei auf den Prozess, den Rezeptions-Anwender bei einzeln anreisenden Gästen durchführen muss. Ein Gruppen-Check-In wird ebenfalls vom Rezeptions-Anwender durchgeführt und ist nützlich, um mehreren Gästen auf einmal Zimmer zuzuweisen, ohne Schlüssel und Zimmer einzeln zuweisen zu müssen. Dies kann erfolgen, bevor die Gruppe tatsächlich im Hotel anreist und hilft so lange Wartezeiten beim Check-In zu vermeiden.

Gast-Check-In

Gast-Check-Ins werden grundsätzlich durch Rezeptions-Anwender durchgeführt, wenn ein Gast im Hotel eintrifft.

Das Rezeptionspersonal muss dafür folgende Schritte durchführen:

1. Zimmer auswählen und Check-In-Daten eingeben

Der Hotel-Anwender wählt ein Zimmer aus und gibt die Check-In-Daten ein, also bspw. An- und Abreise des Gastes, sowie evtl. benötigte weitere Zimmer.

2. Medium wird zugewiesen

Der Hotel-Anwender bearbeitet das Medium des Gastes über einen Encoder. SieheEthernet-Encoder für weitere Informationen zu Encodern.

Siehe die Abschnitte unten, um einen Gast einzuchecken:

• Zimmer auswählen
• JustIN Mobile Check-In
• Check-In-Daten hinzufügen
• Dauer des Aufenthalts ändern

Zimmer auswählen

Wenn ein Gast anreist, wählt das Rezeptionspersonal ein Zimmer und gibt die Check-In-Daten des Gastes ein.

Tun Sie folgendes, um ein Zimmer auszuwählen:

1. Wählen Sie Hotel > Check-In. Das Hotel Check-In-Menü wird angezeigt.

Bildschirm 'Hotel-Check-in'

2. Geben Sie die Zimmernummer ein oder drücken Sie F2, um den Zimmer wählen-Dialog angezeigt zu bekommen.

Dialog 'Zimmer auswählen'

3. Wählen Sie ein verfügbares Zimmer und klicken Sie auf OK. Das gewählte Zimmer wird im Zimmer-Feld des Hotel Check-In-Menüs angezeigt.

4. Unter zusätzliche Räume können Sie dem Gast Zutritt zu weiteren Zimmern gewähren. Beispielsweise könnten Eltern in Zimmer 101 übernachten und die Kinder in Zimmer 102. Sie den Eltern Zutritt zu Zimmer 101 und 102 gewähren. Wenn eine Suite ausgewählt wird, erhalten die Gäste Zutritt zu allen Zimmer in der Suite. Es kann auch Zutritt zu zusätzlichen Zimmern außerhalb der Suite gewährt werden.

5. Geben Sie die passenden Check-In-Daten im Abschnitt Check-In Info ein. Die zugehörigen Felder werden unter Check-In-Daten hinzufügen beschrieben.

6. Sie können im Check-In-Fenster auch ein freies Feld anzeigen lassen. Sie Reiter Hotel, für weitere Informationen zu freien Feldern. You can have up to 5 General purpose fields for guests. So könnte bspw. das Nummernschild des Gastes in einem freien Feld gespeichert und auf das Medium geschrieben werden. Wenn das Medium dann gelesen wird, können diese Daten an eine Fremdsoftware übergeben werden.

7. Wählen Sie bei Bedarf noch optionale Zutritte aus. Diese werden im Abschnitt optionale Zutritte angezeigt und können alle Zutrittspunkte umfassen, die Sie entsprechend konfiguriert haben. Siehe Bereiche für weitere Informationen dazu, wie Sie Gästen optionalen Zutritt zu Bereichen gewähren können. Sie können festlegen, ob Gäste bereits vor dem festgelegten Startzeitpunkt ihres Zimmers Zutritt zu optionalen Einrichtungen erhalten sollen, indem Sie System > Allgemeine Optionen > Hotel aufrufen. Sie können dort auch festlegen, zu welcher Zeit am Check-Out-Tag die Berechtigungen für optionale Zutritte für Gäste ablaufen.

8. Legen Sie die Anzahl der Schlüssel im gleichnamigen Feld fest.

9. Klicken Sie auf Medium bearbeiten. Es erscheint ein Pop-Up, das Sie auffordert ein Medium auf den Encoder zu legen.

10. Legen Sie das Medium auf den Encoder, wenn die LED anfängt zu blinken. Die Check-In-Daten werden auf das Medium geschrieben. Am Ende erscheint ein Pop-Up mit Erfolgsmeldung.

11. Nehmen Sie das Medium vom Encoder und klicken Sie auf OK.

JustIN Mobile Check-In

Wenn ein Gast anreist oder Online eincheckt, kann der Hotel-Anwender entscheiden diesem Gast die Medien-Daten auf sein Bluetooth Low Energy-fähiges Smartphone zu schicken. Falls es sich dabei um ein Android-Telefon handelt, dass nicht nur Bluetooth Low Energy, sondern auch NFC unterstützt, kann der Gast die Türen über Bluetooth Low Energy oder NFC öffnen. Bitte beachten Sie, dass die Verwendbarkeit von Bluetooth Low Energy und NFC-fähigen Smartphones davon abhängt, ob in den Türkomponenten entsprechende Leser verbaut sind.

Bitte beachten Sie, dass Hotel-Gäste die JustIN Mobile App aus dem App Store(iOS), bzw. Play Store(Android) herunterladen müssen, bevor sie Salto JustIN Mobile Zimmerschlüssel empfangen können. Weitere Informationen finden Sie im JustIN Mobile Benutzerhandbuch.

Nachdem der Gast die JustIN Mobile App heruntergeladen hat, muss er die Anweisungen in der App befolgen, um die Registrierung abzuschließen. Die Registrierung kann jedoch erst erfolgen, wenn dem Gast ein Schlüssel zugewiesen wurde.

Die Auswahl eines Zimmer erfolgt genau wie oben unter Zimmer auswählen beschrieben. Danach können Sie das Medium wie folgt an den Gast übermitteln:

Die Option 'Gästemedium wird gesendet' wird nur angezeigt, wenn die entsprechende Option in Ihrer Lizenz freigeschaltet ist

1. Wählen Sie unter Medien Optionen, Gästemedium wird gesendet. Sie können unter Mitteilung eine Nachricht eingeben, die auf dem Telefon des Gastes angezeigt wird. Zum Beispiel "Willkommen im Hotel Paradise".

'JustIN Willkommen' Bildschirm

2. Wählen Sie bei Bedarf noch optionale Zutritts aus. Diese werden im Abschnitt optionale Zutritte angezeigt und können alle Zutrittspunkte umfassen, die Sie entsprechend konfiguriert haben. Siehe Bereiche für weitere Informationen dazu, wie Sie Gästen optionalen Zutritt zu Bereichen gewähren können. Sie können festlegen, ob Gäste bereits vor dem festgelegten Startzeitpunkt ihres Zimmers Zutritt zu optionalen Einrichtungen erhalten sollen, indem Sie System > Allgemeine Optionen > Hotel aufrufen. Sie können dort auch festlegen, zu welcher Zeit am Check-Out-Tag die Berechtigungen für optionale Zutritte für Gäste ablaufen.

Während des Check-Ins kann immer nur ein digitaler Schlüssel erstellt werden. Bei Bedarf können Sie aber zusätzliche Kopien, unter Gästemedium kopieren erstellen.

3. Klicken Sie auf Medium bearbeiten. Am Ende erscheint ein Pop-Up mit Erfolgsmeldung.

4. Öffnen Sie die JustIN Mobile App und tippen Sie auf die grüne Taste, während Sie das Telefon vor die Türkomponenten halten.

Check-In-Daten hinzufügen

Die verfügbaren Check-In-daten werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Dauer des Aufenthalts ändern

Siehe Ändern der Aufenthaltsdauer für eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion.

Check-In-Gruppen

Der Check-In vorgefertigter Gruppen ist eine Aufgabe, die üblicherweise durch Rezeptions-Anwender durchgeführt wird. Damit können Sie gleichzeitig mehreren Gästen Zimmer zuordnen, ohne dass Sie gleichzeitig schon Medien zuweisen müssen.

Dies kann erfolgen, bevor die Gruppe tatsächlich im Hotel anreist und hilft so lange Wartezeiten beim Check-In zu vermeiden.

So können Sie Gruppen einchecken:

1. Informationen der Check-In-Gruppe eingeben

Der Anwender gibt die Daten der Check-In-Gruppe ein.

2. Vorgefertigte Gästemedien erstellen

Die Medien werden vorab zugewiesen und die Zimmer werden reserviert. Der Hotel-Anwender bearbeitet die Gästemedien über einen Encoder.

3. Gruppe einchecken.

Bei Ankunft im Hotel checkt ein Anwender die Gruppe ein.

Siehe die Abschnitte unten, um eine Gruppe einzuchecken:

• Eingabe der Check-In-Daten der Gruppe
• Drucken von Listen für den Check-In von Gruppen
• Symbole beim Check-In von Gruppen
• Gästemedien vorbereiten
• Ablauf zum Check-In von Gruppen

Eingabe der Check-In-Daten der Gruppe

Das Hotelpersonal, bspw. an der Rezeption, kann die Daten der Gruppe eingeben, bevor diese tatsächlich im Hotel ankommt.

So können die Gruppendaten für den Check-In eingeben werden:

1. Gehen Sie auf Hotel > vorgefertigte Check-In Gruppe. Die Liste der vorgefertigten Check-In Gruppen wird angezeigt.

Bildschirm 'Gruppen einchecken'

2. Klicken Sie auf Zufügen. Die Detail-Ansicht der Gruppe wird angezeigt.

Detail-Ansicht 'Check-In-Gruppe'

3. Geben Sie der Gruppe im entsprechenden Feld einen Namen.

4. Geben Sie im gleichnamigen Feld eine Beschreibung der Gruppe an.

5. Geben Sie die passenden Check-In-Daten im Abschnitt Check-In Info ein.

6. Die zugehörigen Felder werden unter Check-In-Daten zufügen beschrieben.

7. Legen Sie bei Bedarf in der Auswahlbox Partition eine passende Partition fest. Weitere Informationen finden Sie unter Partitionen.

8. Klicken Sie auf Speichere Check-In Gruppe. In der Detail-Ansicht der Check-In-Gruppe wird der Abschnitt Zimmer eingeblendet.

9. Klicken Sie auf Zufügen. Der Zufügen-Dialog wird als Liste aller Zimmer angezeigt.

10. Wählen Sie Zimmer aus und speichern Sie. Die gewählten Zimmer werden im Abschnitt Zimmer angezeigt.

Detail-Ansicht 'Check-In-Gruppe'

Drucken von Listen für den Check-In von Gruppen

Aus der Liste der Check-In-Gruppen heraus können Sie alle angelegten Gruppen ausdrucken. Sie können auch eine Auflistung der Zimmer einer bestimmten Gruppe ausdrucken.

Sie können Listen zu Check-In-Gruppen ausdrucken

Nachdem Sie auf Drucken geklickt haben, legen Sie fest was gedruckt werden soll: Liste oder ausgewähltes Detail.

Wählen Sie den Berichts-Typ und das Format aus

Wählen Sie Liste, wenn Sie eine Auflistung aller Check-In-Gruppen ausdrucken möchten. Wenn Sie Ausgewähltes Detail auswählen und zuvor in der Ansicht Check-in-Gruppen eine Gruppe aus der Liste ausgewählt haben, werden die Informationen zu den Zimmern ausgegeben, die zu einer bestimmten Check-in-Gruppe gehören.

Beispielbericht 'ausgewähltes Detail'

Symbole beim Check-In von Gruppen

Nachdem Sie Check-In-Gruppen angelegt haben, werden in der Spalte Bestätigt der Auflistung der Gruppen verschiedene Symbole angezeigt. Diese Symbole zeigen den Status jeder Gruppe an und werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Symbol	Beschreibung
Bestätigt	Zeigt an, dass eine Gruppe eingecheckt wurde
Check-In ausstehend	Zeigt an, dass eine Gruppe noch eingecheckt werden muss

Gästemedien vorbereiten

Sie müssen Gästemedien vorbereiten, bevor Sie eine Gruppe einchecken können. Dies beschleunigt den Check-In bei Ankunft der Gruppe erheblich, da Sie schon vorab die Medien pro Zimmer festlegen und zuweisen können.

So können Sie Gästemedien vorbereiten:

1. Gehen Sie auf Hotel > vorgefertigte Check-In Gruppe. Die Liste der vorgefertigten Check-In Gruppen wird angezeigt.

Bildschirm 'Check-In-Gruppen'

2. Öffnen Sie die Gruppe für den Check-In. Die Detail-Ansicht der Gruppe wird angezeigt.

Das Feld Zimmer mit vorgefertigten Medien(grauer Balken, oben in der Detail-Ansicht der Check-In-Gruppe) zeigt an, für wie viele Zimmer bereits Medien vorbereitet wurden.

Detail-Ansicht 'Check-In-Gruppe'

3. Klicken Sie auf den Button vorgefertigte Gästemedien. Der Dialog Gästemedium vorgefertigt wird angezeigt.

Dialog 'vorgefertigtes Gästemedium'

4. Wählen Sie im Auswahlfeld das Zimmer aus.

5. Legen Sie die Anzahl der Schlüssel im gleichnamigen Feld fest.

6. Klicken Sie auf Medium bearbeiten. Es erscheint ein Pop-Up, das Sie auffordert ein Medium auf den Encoder zu legen.

7. Legen Sie das Medium auf den Encoder, wenn die LED anfängt zu blinken. Am Ende erscheint ein Pop-Up mit Erfolgsmeldung.

Wenn die Anzahl der Schlüssel mehr als eins ist, wird ein Pop-Up angezeigt, dass Sie auffordert das nächste Medium auf dem Encoder zu platzieren und auf OK zu klicken. Sie müssen dies für jeden benötigten Schlüssel tun.

8. Nehmen Sie das Medium vom Encoder und klicken Sie auf Schließen.

Wiederholen Sie den Prozess für jedes Zimmer.

Ablauf zum Check-In von Gruppen

So können Sie eine Gruppe einchecken:

1. Gehen Sie auf Hotel > vorgefertigte Check-In Gruppe. Eine Liste der Check-in-Gruppen wird angezeigt.

2. Öffnen Sie die Gruppe für den Check-In. Die Detail-Ansicht der Gruppe wird angezeigt.

Info-Bildschirm 'Check-In-Gruppe'

3. Klicken Sie auf Check-In. Damit ist die Gruppe eingecheckt.