Besucher in Space

Überblick

Als Besucher werden Personen bezeichnet, die vorübergehend Zutritt zu einer Anlage erhalten sollen, die Salto Space nutzt. Ein Beispiel für einen Besucher könnte ein Techniker sein, der Wartungsarbeiten für einen kurzen Zeitraum ausführt. Dieser Techniker kann für einen bestimmten Zeitraum Zutritt zu bestimmten Bereichen der Anlage erhalten. Nach Ablauf des definierten Besuchszeitraums ist der Zutritt zur Anlage nicht mehr möglich.

Wenn jemand regelmäßig als Besucher in die Anlage kommt, kann diese Person als regelmäßiger Besucher im System hinterlegt und nach Bedarf ein- und ausgecheckt werden. Sie haben jedoch nur während des festgelegten Zeitraums Zutrittsrechte. Wenn es sich um einen einmaligen Besuch handelt, kann ein Space-Anwender den Besucher nach Ablauf des Bezugszeitraums aus der Datenbank löschen.

Beachten Sie, dass die Besucherverwaltung lizenzabhängig ist. Siehe Space registrieren, lizenzieren und herunterladen für weitere Informationen.

Über die Konfiguration von Besuchern

Sie müssen bestimmte Einstellungen für Besucher in den allgemeinen Optionen vornehmen. Sie können diese Einstellungen im Reiter Besucher aktivieren oder ändern. Siehe Reiter Besucher für weitere Informationen.

Ablauf Besucher

Besucher werden in der Regel von einem Anwender mit Administratorrechten erstellt und verwaltet. In diesem Abschnitt beziehen wir uns auf den Anwender Admin. Dieser Ablauf kann aber auch von jedem anderen Anwender durchgeführt werden, dem Administratorrechte zugewiesen wurden.

Das folgende Beispiel zeigt eine einfache Möglichkeit, diesen Vorgang durchzuführen:

1. Besuchergruppen erstellt und konfiguriert.

Der Anwender Admin erstellt eine Besuchergruppe und konfiguriert diese.

2. Besuchergruppen zugewiesen.

Der Anwender Admin verknüpft Zutrittspunkte, Bereiche und Schaltausgänge mit der Besuchergruppe.

3. Besucher-Check-In erstellt.

Der Anwender gibt die Daten zum Check-In ein.

4. Besucher-Check-Out erstellt.

Der Anwender gibt die Daten zum Check-Out ein.

5. Besucherliste verwaltet.

Der Anwender sieht die Besucherliste durch und löscht Besucher, deren Besuche abgelaufen sind.

Besuchergruppen

Sie müssen Besuchergruppen erstellen, um Besucher zusammenzufassen, die Zutritt zu ähnlichen Bereichen benötigen. So könnten Sie bspw. eine Besuchergruppe Meeting-Raum erstellen und sie allen Besuchern zuweisen, die am selben Meeting teilnehmen. Sie müssen die Besuchergruppen erstellen, bevor Sie die Besucher einchecken.

Besuchergruppen erstellen

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Besuchergruppe zu erstellen:

1. Gehen Sie auf Personen > Besuchergruppen.

Die Besuchergruppen-Liste wird angezeigt.

'Visitor access levels' screen

2. Klicken Sie auf Zufügen.

Der Info-Bildschirm Besuchergruppe wird angezeigt.

'Visitor access level' information screen

3. Benennen Sie Ihre Besuchergruppe im Feld Name.

4. Geben Sie zusätzliche Informationen im Feld Beschreibung ein.

5. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Partition aus der Partition-Auswahlbox. SiehePartitionen für weitere Informationen.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Besuchergruppen verknüpfen

Nachdem Sie eine Besuchergruppe erstellt haben, müssen Sie noch Zutrittspunkte, Bereiche, Schaltausgänge und Ziele mit dieser verknüpfen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Besuchergruppen mit den verschiedenen Komponenten verknüpft werden können.

Zutrittspunkte

Siehe Zutrittspunkte für Definitionen und Informationen darüber, wie die verschiedenen Arten von Zutrittspunkten erstellt und konfiguriert werden können.

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Besuchergruppe mit einem Zutrittspunkt zu verknüpfen:

1. Gehen Sie auf Personen > Besuchergruppen. Gehen Sie auf Medien > Besucher Anmeldung.

2. Klicken Sie auf die Besuchergruppe, der Sie eine Tür zuordnen möchten. Besuchergruppe und Zutrittspunkt sind damit verknüpft. Der Info-Bildschirm Besuchergruppe wird angezeigt.

3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zutrittspunkte. Der Zutrittspunkte-Dialog wird angezeigt. Beachten Sie, dass der Dialog leer ist, da Sie mit dieser Besuchergruppe noch keine Zutrittspunkte verknüpft haben.

4. Klicken Sie auf Zufügen. Der Hinzufügen-Dialog wird als Liste von Zutrittspunkten angezeigt.

5. Wählen Sie den gewünschten Zutrittspunkt.

6. Klicken Sie auf Speichern. Besuchergruppe und Zutrittspunkt sind damit verknüpft.

Um einer bestehenden Personengruppe einen Zeitplan zuzuweisen oder um festzulegen, ob der Zutritt optional ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie den Zutrittspunkt im Dialog Zutrittspunkte aus.

2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Der Bearbeiten-Dialog wird angezeigt.

3. Wählen Sie den entsprechenden Personen-Zeitplan aus. Bei Bedarf können Sie in der Liste auch Immer oder Niemals auswählen.

Standardmäßig ist Immer vorausgewählt. Dies bedeutet, dass Besucher, denen die aktuelle Besuchergruppe zugewiesen wird, immer Zutritt erhalten werden, da kein Zeitplan angegeben wurde. Die Zutrittsberechtigungen werden rund um die Uhr gewährt, jedoch nie über das Ablaufdatum hinaus, das beim Check-in festgelegt wurde. Beachten Sie, dass Kalender nicht berücksichtigt werden, wenn Sie Immer auswählen. Wenn Sie Niemals auswählen, kann der Zutrittspunkt vom Besucher zu keiner Zeit genutzt werden.

4. Wählen Sie im Feld Optional die Option Ja oder Nein aus.

Wenn Sie Ja wählen, müssen Anwender beim Check-In eines Besuchers entscheiden, ob dieser Zutritt gewährt werden soll. Wenn Sie Nein wählen, wird den Besuchern dieser Zutritt standardmäßig gewährt. Beachten Sie, dass optionale Zutrittspunkte im Check-In-Fenster für Besucher als Kontrollkästchen angezeigt werden. Siehe Besucher-Check-Ins für weitere Informationen.

Bereiche

Siehe Bereiche für eine Definition und Informationen zum Erstellen und Konfigurieren von Bereichen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Besuchergruppe mit einem Bereich zu verknüpfen:

1. Gehen Sie auf Personen > Besuchergruppen. Die Besuchergruppen-Liste wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Besuchergruppe, der Sie einen Bereich zuordnen möchten. Der Info-Bildschirm Besuchergruppe wird angezeigt.

3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Bereiche. Der Ziele-Dialog wird angezeigt.

Beachten Sie, dass der Dialog leer ist, da Sie mit dieser Besuchergruppe noch keine Bereiche verknüpft haben.

4. Klicken Sie auf Zufügen. Es wird der Zufügen-Dialog als Liste aller Bereiche angezeigt.

5. Wählen Sie den gewünschten Bereich aus.

6. Klicken Sie auf Speichern. Besuchergruppe und Bereich sind damit verknüpft. Bei Bedarf können Sie die Zutrittsrechte über Personen-Zeitpläne noch zeitlich einschränken und Sie können festlegen ob der Zutritt zu diesem Bereich optional sein soll.

Siehe Zutrittspunkte für weitere Informationen und eine Beschreibung der empfohlenen Schritte.

Schaltausgänge

Siehe Schaltausgänge für eine Definition und Informationen zum Erstellen und Konfigurieren von Schaltausgängen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Besuchergruppe mit einem Schaltausgang zu verknüpfen:

1. Gehen Sie auf Personen > Besuchergruppen. Dies erfolgt in den allgemeinen Optionen.

2. Klicken Sie auf die Besuchergruppe, der Sie einen Schaltausgang zuordnen möchten. Der Info-Bildschirm Besuchergruppe wird angezeigt.

3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Schaltausgänge. Der Schaltausgänge-Dialog wird angezeigt. Beachten Sie, dass der Dialog leer ist, da Sie mit dieser Besuchergruppe noch keine Schaltausgänge verknüpft haben.

4. Klicken Sie auf Zufügen. Der Hinzufügen-Dialog wird als Liste aller Schaltausgänge angezeigt.

5. Wählen Sie auf der linken Seite den gewünschten Schaltausgang aus.

6. Klicken Sie auf Speichern. Besuchergruppe und Schaltausgang sind damit verknüpft.

Beachten Sie, dass Sie angeben können, ob diese Berechtigung optional sein soll. So könnten sie bspw. Berechtigungen im Aufzug für den ersten und dritten Stock vergeben, den zweiten aber nicht zuweisen. Siehe Abschnitt über Zutrittspunkte für weitere Informationen und eine Beschreibung der empfohlenen Schritte.

Ziele

Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Ziel mit einer Besuchergruppe zu verknüpfen:

1. Gehen Sie auf Personen > Besuchergruppen. Die Besuchergruppen-Liste wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Personengruppe, die Sie mit einem Ziel verknüpfen möchten. Der Info-Bildschirm Besuchergruppe wird angezeigt.

3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ziele. Der Bereiche-Dialog wird angezeigt. Das Dialogfenster ist leer, wenn Sie noch keine Ziele verknüpft haben.

4. Klicken Sie auf Zufügen. Der Hinzufügen-Dialog wird als Liste aller Ziele angezeigt.

5. Wählen Sie das gewünschte Ziel aus.

6. Klicken Sie auf Speichern & Schließen. Besuchergruppe und Ziel sind damit verknüpft.

Führen Sie folgende Schritte aus, um einer Besuchergruppe ein Ziel über den Ziele-Dialog der Besuchergruppe zu entziehen:

1. Wählen Sie das zu entfernende Ziel.

2. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Warnung um die Löschung abzuschließen.

Besucher Check-Ins

Besucher werden wie folgt eingecheckt:

1. Wählen Sie im Feld Gruppenzugehörigkeit die passende Besuchergruppe aus. Der Check-In-Bildschirm für Besucher wird angezeigt.

'Visitor check-in' screen

2. Geben Sie den Namen des Besuchers im Feld Name ein.

3. Machen Sie bei Bedarf allgemeine Angaben zu den einzelnen Besuchern in den freien Feldern. See Reiter Besucher for more information.

4. Wählen Sie im Feld Gruppenzugehörigkeit die passende Besuchergruppe aus.

Siehe Besuchergruppen erstellen für weitere Informationen über das Einrichten von Besuchergruppen. Geben Sie im Feld Gastgeber an, wer für den Besucher verantwortlich ist: bei diesem Konzept wird der Besucher mit einer bestehenden Person in der Datenbank verbunden. Dadurch können Sie in der Besuchshistorie einsehen, welche Besucher eine bestimmte Person empfangen hat. Siehe Besuchshistorie für weitere Informationen.

5. Setzen Sie den Haken bei regelmäßiger Besucher, falls der Besucher öfter kommt. Wenn Sie bei einem Besucher diese Option aktivieren, wird dieser nicht gelöscht, unabhängig vom Ablaufdatum des Besucher-Mediums. Dies kann für wiederkehrende Besucher verwendet werden, die zur Registrierung zurückkehren. Siehe Reiter Besucher for more information.

6. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Partition aus der rechten Partition-Auswahlbox. SiehePartitionen für weitere Informationen.

7. Geben Sie die passenden Check-In-Daten ein. Siehe Check-In-Daten für Besucher für weitere Informationen zum Ausfüllen dieser Felder.

8. Wählen Sie bei Bedarf noch optionale Zutritte aus.

9. Im Bereich Ausweisdaten können Sie einen JustIN Mobile Schlüssel aktivieren. Aktivieren Sie dafür Schlüssel an Mobiltelefon senden. Die Vorwahl muss passend zu dem Land eingeben werden, aus dem das Telefon stammt.

10. Klicken Sie auf Medium bearbeiten, wenn Sie dem Besucher ein physisches Medium, wie bspw. Es erscheint ein Pop-Up, das Sie auffordert ein Medium auf den Encoder zu legen.

11. Legen Sie das Medium auf den Encoder, wenn die LED anfängt zu blinken. Es wird ein Pop-Up angezeigt, das Sie darüber informiert, dass der Check-In abgeschlossen ist.

12. Klicken Sie auf OK.

Besucher Check-Ins mit JustIN Mobile

Bei JustIN Mobile werden die Schlüssel-Daten per Funk(OTA) an Smartphones verschickt. Um Daten auf diese Weise senden zu können, muss ein Salto Ethernet Encoder als Dongle konfiguriert werden.

Siehe Reiter Geräte unter System > allgemeine Optionen für weitere Informationen, sowie JustIN Mobile Schlüssel zuweisen.

Das Mobiltelefon des Nutzers muss online sein, um die Zutrittsdaten empfangen zu können.

Check-In-Informationen für Besucher

Die verfügbaren Check-In-Daten für Besucher werden in der folgenden Tabelle beschrieben:

Besucherlisten verwalten

Besucher anzeigen

Sie können die Besucherliste unter Personen > Besucher einsehen. Standardmäßig werden Besucher 120 Tage nach Ablauf des Besuches in der Datenbank beibehalten und in der Besucherliste angezeigt.

Drucken der Besucherliste

Sie können die Besucherliste ausdrucken oder in ein externes Dokument wie eine Excel-Datei exportieren.

Um die Besucherliste auszudrucken, klicken Sie auf Drucken. Der folgende Dialog wird geöffnet.

Printing the visitor list

Um die Liste zu exportieren, klicken Sie auf Speichern. Die Liste kann als PDF, Excel oder CSV exportiert werden.

Wählen Sie das Format aus und klicken Sie auf Speichern.

Löschen abgelaufener Besucher

Es wird empfohlen, Besucher zu löschen, sobald ihr Besuch beendet ist, um Systemspeicher zu sparen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Besucher händisch aus der Liste zu löschen:

1. Wählen Sie im Feld Gruppenzugehörigkeit die passende Besuchergruppe aus. Die Besuchergruppen-Liste wird angezeigt.

2. Wählen Sie einen Besucher aus.

3. Klicken Sie auf Löschen. Der Besucher wird von der Besucherliste entfernt.