Personen auf Anlagen-Ebene in Homelok anlegen
Übersicht
In Salto Homelok gibt es grundsätzlich zwei Arten von Personen:
- Personen die Zutritt zu und innerhalb von Anlagen oder Wohneinheiten(WE) benötigen
- Personen mit Verwaltungsrollen, die Berechtigungen von Personen und anderen Bereichen einer Anlage verwalten können
Personen sind meist Schlüsselnutzer die Zutritt über Schlüssel(physisch oder App) erhalten.
Die Möglichkeit, andere Personen zu verwalten, hängt von der Verwaltungsrolle ab, die Sie einer Person gewähren. Personen mit Verwaltungsrolle können verschiedene Bereiche einer Anlage verwalten, wie bspw. andere Personen, deren Schlüssel oder Zeitpläne. Personen mit Verwaltungsrolle können auch Schlüsselnutzer sein.
In Homelok gibt es drei Arten von Personen mit Verwaltungsrollen:
Dieser Abschnitt behandelt hauptsächlich das Anlegen von Personen auf Wohneinheiten-Ebene. Um Personen einer Wohneinheit anzulegen, müssen Sie den Punkt Wohneinheiten im Hauptmenü von Homelok auswählen.
Wenn Sie Besitzer oder Immobilien-Verwalter sind, gehen wir davon aus, dass Sie auch WE-Verwalter anlegen. Sobald Sie Wohneinheiten angelegt haben, können Sie die WE-Verwalter dazu anlegen. Diese können Sie dann aus der WE heraus einladen und so die Verwaltung auf diese Personen übertragen.
Nichtsdestotrotz können Immobilien-Verwalter und Besitzer auch auf Anlagen-Ebene Personen erstellen. Im Allgemeinen handelt es sich dabei aber um andere Immobilien-Verwalter zur Verwaltung der gesamten Anlage. Sie können auch Schlüsselnutzer auf Anlagen-Ebene anlegen, aber normalerweise werden diese ausschließlich Zutritt zu allgemeinen Türen erhalten.
Meist handelt es sich dabei um Wartungs- oder Reinigungspersonal, das möglicherweise nur Zutritt zu den Haupteingängen und anderen Bereichen, wie dem Fitnessstudio oder Schwimmbad benötigt. Sie hätten i. d. R. keinen Zutritt zu den einzelnen Wohneinheiten, d.h. zu den Wohnungen oder Häusern, die von WE-Verwaltern verwaltet werden. Als Immobilien-Verwalter können Sie aber auch diesen Personen Zutritt zu Türen auf WE-Ebene gewähren, falls erforderlich. Dies kann in Notsituationen erforderlich sein oder wenn Wartungs-Teams Zutritt zu bestimmten Wohneinheiten benötigen.
Unter Benutzer im linken Menü, werden alle Personen aufgelistet, die in der aktuellen Anlagen erstellt wurden. Falls dort keine Personen aufgeführt werden, können Sie wie folgt neue anlegen.
Personen auf Anlagen-Ebene können entweder Immobilien-Verwalter oder Schlüsselnutzer sein
Eine Person erstellen
Bevor Sie jemanden in Ihre Anlage einladen können, müssen Sie zunächst eine Person anlegen. Sobald Sie die Person, durch Hinzufügen von persönlichen Details(Name, Mail-Adresse usw.), angelegt haben, können Sie die gewünschten Zutrittsrechte festlegen. Im letzten Schritt können Sie noch Schlüssel zuweisen.
Personen werden wie folgt angelegt:
- Personen im Menü links auswählen
- Das Personen-Menü wird angezeigt
- Neue Person auswählen und Felder wie unten beschrieben ausfüllen
Sie können auch das Kurzwahl-Menü oben links in jedem Abschnitt nutzen, um Personen anzulegen.
Name
Der Name besteht aus zwei Feldern: Vor- und Zuname.
Unter Vorname wird Vorname der Person angegeben. Bei Bedarf können auch hier auch Zweitnamen angeben werden.
Unter Zuname wird der Familien- oder Nachname angegeben. Hier ist auch mehr als ein Name möglich.
Bedenken Sie bitte, dass jeder Name nur ein Mal je Anlage vorkommen kann. Falls Sie versuchen eine Person, mit schon vorhandenem Namen, anzulegen, erhalten Sie die Fehlermeldung "Es gibt schon eine Person mit diesem Namen".
Diese Angabe ist nur erforderlich, wenn die neue Person ein Immobilien-Verwalter werden oder einen App-Schlüssel in der Homelok App nutzen soll.
Bei Ausgabe eines App-Schlüssels ist eine Mail-Adresse erforderlich, da das System eine Mail-Benachrichtigung an die Person verschickt, über die diese den Schlüssel auf dem Smartphone erhält. Falls die Person nur einen physischen Schlüssel, wie Schlüsselanhänger oder -karte erhält, ist keine Mail-Adresse erforderlich.
Hinweis: Mail-Adressen müssen pro Anlage oder Wohneinheit eindeutig sein. Bspw. kann es nur eine Person mit derselben Mail-Adresse je Anlage geben, wohingegen es einen Anlagen- und einen WE-Benutzer mit derselben Mail-Adresse geben könnte.
Aktivierung und Ablauf
Sie können Personen zeitlich begrenzten Zutritt zur Anlage gewähren. Sie können den Aktivierungszeitpunkt einer Person verzögern, in dem Sie die Aktivierung auf ein zukünftiges Datum legen. Sie können auch ein Ablaufdatum für die Person festlegen oder bestimmen, dass diese niemals abläuft.
Beachten Sie, dass Personen bis Mitternacht des Ablaufdatums gültig bleiben. Nach Mitternacht ist der Schlüssel in der Anlage nicht mehr nutzbar.
Personen-Typen
Dieser Abschnitt behandelt Personen, die auf Anlagen-Ebene verfügbar sind. Er behandelt keine Personen auf Wohneinheiten-Ebene.
Sie können die Verwaltungsrechte einer Person festlegen, indem Sie den Personen-Typ im Info-Fenster der Person ändern. Folgende Personen-Typen sind auf Anlagen-Ebene verfügbar:
Immobilien-Verwalter
Wenn Sie weitere Immobilien-Verwalter anlegen, müssen Sie diesen weder Zutrittsrechte, noch Schlüssel zuweisen, auch wenn dies bei Bedarf möglich ist.
Sie müssen aber eine gültige Mail-Adresse angeben, da Immobilien-Verwalter diese für den Login in Homelok benötigen.
Schlüsselnutzer
Schlüsselnutzer auf Anlagen-Ebene sind meist bspw. Wartungs- oder Reinigungspersonal. Wie schon erwähnt, werden Sie Personen auf Anlagen-Ebene i. d. R. keine Zutrittsrechte zu Wohneinheiten gewähren. In Notsituationen oder zur Durchführung von Wartungsarbeiten können Sie Personen auf Anlagen-Ebene bei Bedarf aber trotzdem Zutritt zu bestimmten Türen in Wohneinheiten gewähren.
Besitzer
Besitzer können nicht auf dem üblichen Weg für Personen angelegt werden. Personen mit der Besitzer-Rolle werden automatisch beim Erstellen der Anlage angelegt.
Besitzer ist die mächtigste Rolle in Homelok. Sie ähnelt der Immobilien-Verwalter-Rolle, hat aber zwei große Unterschiede. Im Gegensatz zum Besitzer kann ein Immobilien-Verwalter Anlagen weder löschen, noch deren Besitz übertragen.
Außerdem ist es möglich die Besitzer-Rolle auf eine andere Person zu übertragen, indem Sie Besitz der Anlage übertragen verwenden.
Besitzer können nicht auf dem üblichen Wege der Personen-Erstellung angelegt werden, sondern werden bei der Einrichtung einer neuen Anlage automatisch erstellt.
Hier sind einige Überlegungen für die Besitzer-Rolle:
- Es kann jederzeit eine Person mit Besitzer-Rolle je Anlage geben.
- Die Besitzer-Rolle erhält eine Person beim Erstellen einer neuen Anlage oder durch Übertragung des Besitzes von einer anderen Person.
- Personen mit Besitzer-Rolle können nicht gelöscht werden.
- Personen mit Besitzer-Rolle können nicht gesperrt werden.
- Es muss immer einen Besitzer je Anlage geben.
Profilbild
Sie können bei der Erstellung einer Person gleich ein Foto für diese hochladen. Wenn Sie kein Foto hochladen, wird automatisch ein Avatar erzeugt.
Klicken Sie auf den Avatar neben dem Namen der Person und wählen Sie ein vorhandenes Foto von Ihrem Gerät oder Computer aus.
Wenn Sie Personen über die Homelok App anlegen, können Sie ein Foto mit Ihrem Telefon erstellen oder ein vorhandenes hochladen.
Profilbilder für Personen müssen folgende Anforderungen erfüllen:
- Mindestgröße 400x400px
- Max. Dateigröße: 10 MB
- JPEG oder PNG Format