Einige der technischen Inhalte auf dieser Seite sind nur in englischer Sprache verfügbar.

Erstellen von Zimmern und Einchecken von Gästen in Nebula Hospitality

Überblick

Sie müssen Verwalter oder Besitzer sein, um Zimmer erstellen zu können.

Rufen Sie in der Hauptmenüleiste den Punkt Zimmer auf, wenn Sie ein Zimmer erstellen möchten.

Klicken Sie auf Erstellen aus und geben Sie dem Zimmer einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel "Zimmer 301".
Nach dem Anlegen können Sie zur Zimmer-Ansicht in Ihrer Anlage wechseln.

Falls Sie Zugriff auf mehrere Zimmer haben, werden diese unter Zimmer in der Hauptmenüleiste aufgelistet.

Zimmer einchecken

Sobald Sie ein Zimmer erstellt haben, können Sie Gäste über den Button Check-in einchecken. Dieser ist sowohl in der Zimmerliste als auch auf der Detailseite eines Zimmers verfügbar. Durch den Check-in wechselt der Status des Zimmers auf belegt. Bei Bedarf können Sie den Gästen direkt Schlüssel zuweisen.

Zimmerstatus

Zimmer können folgende Zustände annehmen:

Frei: Das Zimmer wurde noch nicht eingecheckt. Dem Zimmer sind keine Gäste oder Schlüssel zugeordnet.
Belegt: Das Zimmer wurde eingecheckt. Gäste und Schlüssel sind aktiv.

Der Check-in-Dialog

Der Check-in-Dialog ist ein Formular. Sie können den Dialog öffnen, indem Sie in der Zimmerliste auf Check-in klicken. Er besteht aus folgenden Elementen.

Check-in-Datum

Das Check-in-Datum wird automatisch auf das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit eingestellt. Beide Werte können nicht bearbeitet werden.

Aufenthaltsdauer

Verwenden Sie den Zähler für Nächte, um die Aufenthaltsdauer festzulegen. Die Felder Check-out-Datum und Check-out-Zeit werden automatisch basierend auf dem Zähler aktualisiert. Alternativ können Sie die Werte direkt festlegen. Über die verfügbaren Schnelloptionen (Morgen, 2 Nächte, 1 Woche) können Sie die Festlegung beschleunigen.

Anzahl der Gäste

Verwende Sie den Zähler für Gäste, um die Anzahl der Gäste für den Check-in festzulegen. Sie können pro Zimmer höchstens 10 Gäste einchecken.

Gäste werden beim Check-in automatisch erstellt und erhalten eine generierte Kennung, zum Beispiel "Gast SZRKJ". Im Gegensatz zu Mitarbeitenden haben Gäste keine individuell zugewiesenen Namen.

Das Zuweisen physischer Schlüssel beim Check-in ist optional, wird aber standardmäßig aktiviert, wenn eine angeschlossene Kodierstation erkannt wird. Verwenden Sie den Schalter Physische Schlüssel jetzt zuweisen, wenn Sie die Zuweisung von Schlüsselkarten für diesen Check-in deaktivieren möchten. Wenn Sie den Schalter deaktiviert lassen, können Sie Schlüsselkarten später über die Detailseite des Zimmers zuweisen.

Wenn der Schalter aktiviert und eine Kodierstation angeschlossen ist, wird diese automatisch im Feld Kodierstation angezeigt. Wenn es in Ihrer Anlage mehr als eine Kodierstation gibt, können Sie die passende auswählen.

Zutrittsrechte

Im Abschnitt Zutrittsrechte werden alle Zutrittsrechte angezeigt, die für Gäste dieses Zimmers gelten. Es gibt zwei Arten:

Zimmer-Zutrittsrecht: das Zutrittsrecht, das Gästen Zutritt zur Zimmertür gewährt. Dieses Recht wird während der Konfiguration des Zimmers gesetzt. Es ist zwingend erforderlich. Es kann als das Standard-Zutrittsrecht des Zimmers betrachtet werden.
Zusätzliche Zutrittsrechte: optionaler zusätzlicher Zutritt für gemeinschaftlich genutzte Einrichtungen wie das Fitnessstudio, den Parkplatz oder den Haupteingang. Wenn Sie auf Zusätzliche Zutrittsrechte hinzufügen klicken, können Sie bis zu 9 zusätzliche Zutrittsrechte hinzufügen.

Jedes Zimmer kann insgesamt höchstens 10 Zutrittsrechte haben (1 Zimmer-Zutrittsrecht + 9 zusätzliche).

Schlüsselkarten zuweisen

Wenn der Schalter Physische Schlüssel jetzt zuweisen aktiviert ist, wechselt der Check-in-Dialog nach der Auswahl von Check-in zum Zuweisungsbildschirm. Das System erlaubt es jedem Gast einen Schlüssel zuzuweisen.

Die Anzahl der Gäste bestimmt die Anzahl der zugewiesenen Schlüsselkarten. Wenn nicht jeder Gast einen eigenen Schlüssel benötigt, legen Sie die Gästeanzahl entsprechend der Anzahl der benötigten Schlüssel fest, anstatt die Anzahl der übernachtenden Personen anzugeben. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine vierköpfige Familie nur zwei Karten benötigt.

Legen Sie eine leere Schlüsselkarte auf die Kodierstation, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Eine Fortschrittsanzeige zeigt die Anzahl der zugewiesenen und verbleibenden Schlüssel an. Sobald alle Schlüssel erfolgreich zugewiesen wurden, wird Schlüssel zugewiesen: Schlüssel sind einsatzbereit angezeigt. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Check-in abzuschließen.

Mögliche Fehler bei der Zuweisung

Fehler	Ursache	Behebung
Schlüssel nicht gefunden	Die Kodierstation hat keine Karte erkannt.	Legen Sie die Karte richtig auf die Kodierstation und klicken Sie auf Nochmal versuchen.
Schlüssel bereits in Verwendung	Die Karte enthält Daten eines anderen Benutzers.	Klicken Sie auf Schlüsseldaten überschreiben, um die Karte wiederzuverwenden und die bestehenden Daten zu löschen, oder klicken Sie auf Anderen Schlüssel verwenden, um eine andere Karte zu verwenden.
Fehler beim Überschreiben	Die Daten der Karte konnten nicht überschrieben werden. Es wurden keine Änderungen vorgenommen. Die Karte bleibt für den vorherigen Benutzer gültig.	Klicken Sie auf Wiederholen, um es erneut zu versuchen, oder klicken Sie auf Anderen Schlüssel verwenden, um eine andere Karte zu verwenden.
Kodierstation nicht verfügbar	Die Kodierstation ist nicht angeschlossen.	Überprüfen Sie die Verbindung der Kodierstation und klicken Sie auf Nochmal versuchen.
Schlüsselzuweisung fehlgeschlagen	Der Schlüssel wurde aufgrund eines unerwarteten Fehlers nicht zugewiesen.	Klicken Sie auf Nochmal versuchen, um es nochmal zu versuchen.

Zuweisung von Schlüsseln nach dem Check-in

Falls Sie die Zuweisung beim Check-in übersprungen haben oder ein Gast eine Ersatzkarte benötigt, können Sie jederzeit über die Detailseite des Zimmers neue Schlüssel zuweisen. Die Ersatzkarte erhält dieselben Zutrittsrechte und dasselbe Gültigkeitsfenster wie das Original.

Wenn eine Ersatzschlüsselkarte kodiert wird, wird die vorherige Karte automatisch zur Sperrliste hinzugefügt und danach an allen Zutrittspunkten zurückgewiesen. An Offline-Türkomponenten funktioniert die alte Karte möglicherweise noch kurzzeitig, bis sie das nächste Mal an einem Online-Zutrittspunkt präsentiert wird.

Zimmer-Zutrittsrechte erstellen

Bevor Gäste eingecheckt werden können, müssen einem Zimmer Zutrittsrechte zugewiesen werden. Das Zimmer-Zutrittsrecht legt fest, welche Türen die Zimmerschlüsselkarte öffnet. Normalerweise handelt es sich dabei um die Gästezimmertür selbst.

Sie können auch zusätzliche Zutrittsrechte für Gemeinschaftsbereiche wie den Haupteingang, das Fitnessstudio oder den Parkplatz erstellen. Diese werden beim Check-in als zusätzliche Zutrittsrechte zugewiesen.

Das Zimmerzutrittsrecht wird automatisch bei Erstellung eines Zimmers erzeugt. Es heißt standardmäßig "Zimmername-Zutrittsrecht". Bei Bedarf können Sie später noch den Namen und die zugeordneten Zutrittspunkte des Zutrittsrechts anpassen.

Zutrittspunkte

Nur Benutzer mit Verwaltungsrollen auf Anlagenebene (Verwalter, Besitzer) können elektronische Türkomponenten und die damit verbundenen Türen erstellen und konfigurieren.

Verwenden Sie beim Erstellen einer neuen elektronischen Türkomponente die Option Zimmer-Zutrittspunkte im Hauptmenü Zutrittspunkte, um das Gerät mit einem bestimmten Zimmer zu verknüpfen.

Einer der Hauptvorteile der Erstellung von Zutrittspunkten auf Zimmerebene ist, dass beim Auschecken eines Zimmers die Gäste und ihre Schlüssel ungültig werden, die Zutrittsberechtigungen und die zugehörigen Zutrittspunkte des Zimmers jedoch erhalten bleiben, bereit für den nächsten Gast.

Siehe auch den Abschnitt für Errichter zur Konfiguration von Geräten mit der Salto Nebula App.