Creación de habitaciones y realización de check-in a huéspedes en Nebula Hospitality
Descripción general
Debes ser manager o propietario para poder crear una habitación.
Para crear una habitación, ve a la sección Rooms (Habitaciones) en la barra de navegación principal.
- Selecciona Create (Crear) e introduce el nombre de la habitación, por ejemplo "Habitación 301".
- Una vez creada, puedes ir a la vista de la habitación específica dentro de tu installation.
Si tienes acceso a múltiples habitaciones, estas aparecen listadas cuando seleccionas la sección Rooms (Habitaciones) en la barra de navegación principal.
Check-in en habitaciones
Una vez creada la habitación, puedes realizar el check-in de los huéspedes usando el botón Check in (Check-in), disponible tanto en la vista de lista de habitaciones como en la página de detalles de la habitación. Al realizar el check-in, el estado de la habitación pasa a Occupied (Ocupado) y, si lo deseas, se permite la codificación de llaves para los huéspedes.
Estado de la habitación
Las habitaciones pueden tener los siguientes estados:
- Vacant (Vacía): la habitación no tiene realizado el check-in. No hay huéspedes ni llaves asociados a la habitación.
- Occupied (Ocupado): la habitación tiene realizado el check-in. Los huéspedes y las llaves están activos.
El formulario de check-in
El diálogo de check-in es un formulario único al que accedes a través del botón Check in (Check-in) desde la lista de habitaciones. Contiene los siguientes elementos.
Fecha de check-in
La fecha de check-in se establece automáticamente según la fecha y hora actuales. No se puede editar.
Duración de la estancia
Usa el contador de noches para establecer la duración de la estancia. Los campos Checkout date (Fecha de salida) y Checkout time (Hora de salida) se actualizan automáticamente según el contador, o puedes establecerlos directamente. Las opciones rápidas (Tomorrow (Mañana), 2 nights (2 noches), 1 week (1 semana)) están disponibles para acelerar la selección.
Número de huéspedes
Usa el contador de huéspedes para establecer el número de huéspedes que realizan el check-in. Se puede realizar el check-in de un máximo de 10 huéspedes en una única habitación.
Los huéspedes se crean automáticamente en el momento del check-in y se les asigna un identificador generado, por ejemplo "Huésped SZRKJ". A diferencia de los usuarios del personal, los huéspedes no tienen nombres asignados individualmente.
Asignar llaves físicas durante el check-in es opcional, pero está habilitado de forma predeterminada si tienes un encoder conectado. Usa el toggle Assign physical keys now (Asignar llaves físicas ahora) si deseas deshabilitar la codificación de llaves como parte de este check-in. Si dejas el toggle desactivado, puedes codificar las llaves más tarde desde la página de detalles de la habitación.
Cuando el toggle está habilitado y hay un encoder conectado, se mostrará automáticamente en el campo Encoder. Puedes seleccionar diferentes encoders si tienes más de uno en tu installation.
Derechos de acceso
La sección de derechos de acceso muestra los derechos de acceso que se aplicarán a todos los huéspedes en esta habitación. Hay dos tipos:
- Derecho de acceso a la habitación: el derecho de acceso que otorga a los huéspedes acceso a la puerta de la habitación. Esto se configura cuando se configura la habitación y es obligatorio. Se puede considerar como el derecho de acceso predeterminado para la habitación.
- Derechos de acceso adicionales: acceso extra opcional para instalaciones compartidas como el gimnasio, el parking o la entrada principal. Selecciona Add additional access right (Añadir derecho de acceso adicional) para añadir hasta 9 derechos de acceso adicionales.
Una habitación puede tener un máximo de 10 derechos de acceso en total (1 derecho de acceso a la habitación + 9 adicionales).
Codificación de llaves
Si el toggle Assign physical keys now (Asignar llaves físicas ahora) está habilitado, el formulario de check-in pasa a la pantalla de codificación después de seleccionar Check in (Check-in). El sistema codifica una llave por huésped.
El número de huéspedes determina el número de llaves codificadas. Si no todos los huéspedes necesitan su propia llave (por ejemplo, una familia de cuatro personas que solo necesita dos llaves), ajusta el número de huéspedes para que coincida con el número de llaves necesarias en lugar del número de personas que se alojan.
Coloca una llave vacía en el encoder cuando se te solicite. Un indicador de progreso muestra la cantidad de llaves que se han codificado y la cantidad que quedan. Una vez que todas las llaves se han codificado correctamente, la pantalla muestra Keys encoded: Keys are ready for use (Llaves codificadas: las llaves están listas para usarse). Selecciona Finish (Finalizar) para completar el check-in.
Posibles errores de codificación
| Error | Causa | Resolución |
|---|---|---|
| Llave no encontrada | El encoder no detectó ninguna tarjeta. | Coloca la tarjeta correctamente en el encoder y selecciona Retry (Reintentar). |
| Llave ya en uso | La tarjeta contiene datos que pertenecen a otro usuario. | Selecciona Overwrite key data (Sobrescribir datos de la llave) para reutilizar la tarjeta y borrar sus datos anteriores, o selecciona Use another key (Usar otra llave) para presentar una tarjeta diferente. |
| Error de sobrescritura | No se pudieron sobrescribir los datos de la tarjeta. No se realizaron cambios y la tarjeta sigue siendo válida para su usuario anterior. | Selecciona Retry (Reintentar) para intentarlo de nuevo, o selecciona Use another key (Usar otra llave) para presentar una tarjeta diferente. |
| Encoder no disponible | El encoder no está conectado. | Comprueba la conexión del encoder y selecciona Retry (Reintentar). |
| Error en la codificación de la llave | La llave no se codificó debido a un error inesperado. | Selecciona Retry (Reintentar) para intentarlo de nuevo. |
Codificación de llaves después del check-in
Si omitiste la codificación durante el check-in, o si un huésped necesita una tarjeta de reemplazo, puedes codificar tarjetas en cualquier momento desde la página de detalles de la habitación. La tarjeta de reemplazo recibe el mismo acceso y ventana de validez que la original.
Cuando se codifica una llave de reemplazo, la tarjeta anterior se añade automáticamente a la denylist y será rechazada en todos los puntos de acceso. En las cerraduras offline, la tarjeta antigua puede seguir funcionando brevemente hasta que se presente en un punto de acceso online.
Creación de derechos de acceso a habitaciones
Antes de realizar el check-in de los huéspedes, debe existir un derecho de acceso a la habitación para la habitación. El derecho de acceso a la habitación define qué puertas abre la llave de la habitación, normalmente la propia puerta de la habitación del huésped.
También puedes crear derechos de acceso adicionales para áreas comunes como la entrada principal, el gimnasio o el parking. Estos se asignan como derechos de acceso adicionales durante el check-in.
El derecho de acceso a la habitación se crea automáticamente cuando creas una habitación, y se nombra "[nombre de habitación] access right" (derecho de acceso) de forma predeterminada. Puedes editar el derecho de acceso para cambiar su nombre y los puntos de acceso a los que da acceso en una fase posterior, si fuera necesario.
Puntos de acceso
Solo los usuarios con roles de gestión a nivel de installation (managers, propietarios) pueden crear y configurar cerraduras electrónicas y sus puertas asociadas.
Al crear una nueva cerradura electrónica, usa la opción Room access points (Puntos de acceso a la habitación) en el menú principal Access points (Puntos de acceso) para asociar el dispositivo con una habitación específica.
Una de las principales ventajas de crear puntos de acceso a nivel de habitación es que cuando se realiza el checkout de una habitación, los huéspedes y sus llaves dejan de ser válidos, pero los derechos de acceso y los puntos de acceso asociados que pertenecen a la habitación permanecen, listos para el siguiente huésped.
Consulta también la sección para instaladores sobre cómo configurar dispositivos usando la app Salto Nebula.