Pods & Gäste in Salto KS verwalten

Was ist ein Pod?

In Salto KS können Gebäudemanager Benutzer einem Pod zuordnen, der alle Locks umfasst, auf die sie Zugriff haben sollen. Stellen Sie sich einen Pod in einem Wohngebäude vor. Dieser Pod könnte den Gebäudeeingang, die Wohnungstür und den Gemeinschaftsbereich umfassen. Der Benutzer (Pod-Member) kann seinen Pod verwalten, indem er Gästen Zutritt zu diesem gewährt. Mit anderen Worten: Gebäudemanager können die Zutrittskontrolle für Pods an ihre Mieter auslagern. Die Auslagerung der Managementverantwortung spart Zeit und verbessert die Abläufe.

Was ist ein Pod-Member?

Ein Pod-Member stellt einen Hauptbenutzer eines Pods dar. Ein Pod-Member könnte zum Beispiel ein Mieter eines Coworking- oder Coliving-Space oder ein Gast in einem Hotel sein. Pod-Member haben definierten Zugriff auf bestimmte Pod-Locks innerhalb festgelegter Zeitrahmen. Pod-Member können wiederum Pod-Gäste einladen, für die sie eigene Zutrittsregeln festlegen können.

Wie erstelle ich einen Pod?

Um einen Pod zu erstellen, navigieren Sie in Ihrer Salto KS Web-App zur Seite Pods. Oben rechts sehen Sie eine Schaltfläche: Neuen Pod erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um mit der Einrichtung eines Pods zu beginnen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Pod zu erstellen:

1. Legen Sie Ihre Pod-Member fest. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer zu diesem Pod gehören soll, können Sie auf die Schaltfläche unten im Fenster klicken, um später Mitglieder hinzuzufügen.
2. Wählen Sie die Locks aus, auf die Ihre Pod-Member Zugriff haben sollen.
3. Bestimmen Sie die nicht zugewiesenen Tags, die Pod-Member ihren Gästen zuweisen können.
4. Legen Sie einen Zeitrahmen für Ihren Pod fest, entweder mit dem Zeitplan Check-in & Check-out oder wählen Sie Immer aus.
5. Geben Sie Ihrem Pod einen Namen.
6. Sehen Sie sich die Übersicht Ihres Pods an.
7. Klicken Sie auf Speichern, und Ihr Pod wird erstellt!

Um einen Pod zu erstellen, ist mindestens ein Pod-Member mit einer E-Mail-Adresse erforderlich. Alle Pod-Member können automatisch digitale Schlüssel verwenden. Das bedeutet, dass sie alle Türen im Pod über ihr Telefon öffnen können. Sobald ein Pod gespeichert wurde, können Pod-Membern weitere Berechtigungen erteilt werden, darunter die Berechtigungen zur Verwendung von Fernöffnung und Office-Modus.

Was passiert, wenn der Pod erstellt wurde?

Wenn ein Pod-Meber nach der Erstellung des Pods noch kein Salto KS-Konto hat, erhält es eine Einladungs-E-Mail. Über diese E-Mail können sich Pod-Member bei Bedarf für Salto KS registrieren. Nach der Registrierung wird ihr digitaler Schlüssel automatisch aktiviert. Die Details des Pods werden auf der speziellen Pod-Seite angezeigt.

Wie verwalte ich Pods?

Verwalten Sie Pods, indem Sie in Ihrer Salto KS Web-App zur Seite Pods navigieren.

Sobald Sie in der Web-App den gewünschten Pod Wahl ausgewählt haben, können Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Aktionen klicken und ihn bearbeiten. Sie können jeden Aspekt des Pods überblicken und bearbeiten, einschließlich Mitglieder, Gäste, Einladungen, Locks, Tags und Zeitrahmen. Sie können Benutzer auch blockieren oder Mitglieder, Gäste oder den Pod selbst löschen.

Kann ich meinen Gästen einen digitalen Schlüssel geben?

Ja, mit Pods können Sie Gäste einladen und ihnen einen eigenen digitalen Schlüssel für Gäste zur Verfügung stellen! Das bedeutet nicht, dass Ihr Gast Zugriff auf Ihren digitalen Schlüssel und dessen Verwaltung hat, sondern lediglich, dass er über einen für den Gast bestimmten digitalen Schlüssel Zutritt zu den jeweiligen Locks, innerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiträume erhält.

Kann ich Gäste zu meinem Pod einladen?

Ja, das können Sie tun, indem Sie jemanden als Gast einladen und ihm eine Einladung entweder über das Web oder die mobile App schicken. Sie können verwalten, für welche spezifischen Locks Sie ihre Gäste berechtigen wollen, als auch Zeitpläne dafür festlegen. Sie haben keine Zutritts-Berechtigung für den gesamten Pod, es sei denn, das jeweilige Pod-Member gewährt ihnen ausdrücklich die Berechtigung für alle Locks im Pod. Um diese Funktion zu unterstützen, muss Ihre Salto KS mobile App auf Version 8.5.1 für iOS und 8.5.0 für Android aktualisiert werden (nachfolgende Versionsstände unterstützen diese Funktion).

Sie können sowohl bestehende Salto KS-Benutzer mit einem Profil als auch Gäste einladen, die keine Benutzer von Salto KS sind und daher kein Profil haben. Laden Sie Gäste zu Ihrem Pod ein und gewähren Sie ihnen Zutritt über folgende Methoden:

1. Per E-Mail einladen: Ihr Gast erhält eine E-Mail, mit der er entweder sein Profil vervollständigen oder, falls er bereits ein Profil besitzt, sich einloggen muss, um seinen digitalen Schlüssel abzurufen.

2. Per Tag einladen: Ihr Gast erhält keine Benachrichtigung. Ihr Tag wird entsprechend mit den von Ihnen festgelegten Zutrittsrechte aktualisiert.

3. Link teilen: Ihr Gast erhält einen Link und muss entweder die mobile App herunterladen oder öffnen, wodurch er in den Gastmodus gelangt. Der Gast muss lediglich seinen Vor- und Nachnamen eingeben und kann dann den Gastmodus aktivieren, um seinen digitalen Schlüssel zu verwenden.

Was ist "Gastmodus" in Salto KS?

Der Gastmodus ist ein Portal in der mobilen Salto KS-App, über das eingeladene Gäste auf die digitalen Schlüssel zugreifen können, die ihnen per Einladung zugeschickt wurden. Ebenso können Pod-Member und bestehende App-Benutzer, die als Gäste eingeladen wurden, den Gastmodus nutzen. Mit dem Gastmodus können Gäste, die noch kein Salto KS-Profil besitzen, ihre digitalen Schlüssel nutzen, ohne ein vollständiges Profil erstellen zu müssen - es werden lediglich Vor- und Nachname benötigt.

Die Einladung, die dem Gast als Link zugesandt wird, garantiert ihm das gleiche nahtlose Zutrittserlebnis im Gastmodus, ohne Abstriche bei der Sicherheit. Sobald Gäste eine Einladung per E-Mail oder über einen Link erhalten haben, können sie zum Gastmodus der Salto KS-App navigieren oder, falls sie bereits Benutzer sind, Im Gastmodus fortfahren wählen. Von hier aus können sie auf den Pod zugreifen, zu dem sie eingeladen wurden, und die digitalen Schlüssel einsehen und verwenden, die für bestimmte Zeiträume mit ihnen geteilt wurden.

Wie lade ich Gäste ein und gebe ihnen mit einem digitalen Schlüssel?

Als Pod-Member können Sie über die mobile Salto KS-App Gäste zu Ihrem Pod einladen. Sie können verwalten, für welche spezifischen Locks Sie ihre Gäste berechtigen wollen, als auch Zeitpläne dafür festlegen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: über die Seite Personen oder den Bereich Pod-Verwaltung unter Einstellungen.

Gäste über die Registerkarte Personen einladen:

Schritt 1: Navigieren Sie in Ihrer mobilen App zur Seite Personen und klicken Sie auf Hinzufügen & Einladen. Klicken Sie hier auf Pod-Gast einladen.

Schritt 2: Im nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, den Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Gastes einzugeben. Sie werden aufgefordert, die Berechtigung für den Zugriff auf Ihr Adressbuch zu erteilen. Das macht es einfacher, jemanden einzuladen, dessen Kontaktdaten Sie bereits auf Ihrem Telefon haben. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse ein.

Schritt 3: Als Nächstes müssen Sie festlegen, welche Art von Zutrittsrecht Sie Ihrem Gast gewähren möchten. Wenn Ihr Zeitrahmen Check-in & Check-out ist, sehen Sie denselben Zeitrahmen für den Zutritt Ihres Gastes und Sie müssen unten auf die Schaltfläche Einladen klicken. Wenn der Zeitrahmen Ihres Pods Immer ist, sehen Sie zwei Optionen: Voller Zutritt und Eingeschränkter Zutritt. Wenn Sie jederzeit vollen Zutritt zu den Locks gewähren möchten, auf die Sie in Ihrem Pod Zutritt haben, wählen Sie Voller Zutritt. Wenn Sie ihnen nur während eines begrenzten Zeitraums oder für eine begrenzte Anzahl von Locks Zutritt gewähren möchten, wählen Sie Eingeschränkter Zutritt. Wenn Sie Voller Zutritt auswählen, können Sie den Einladungsprozess abschließen, indem Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Einladen klicken.

Wenn Sie Eingeschränkter Zutritt auswählen, lesen Sie den folgenden Schritt unten.

Schritt 4: Wenn Sie Eingeschränkter Zutritt ausgewählt haben, klicken Sie auf Bearbeiten, um die Locks auszuwählen, zu denen die Gäste Zutritt erhalten sollen und klicken Sie anschließend auf Fortfahren. Klicken Sie anschließend auf Bearbeiten, um festzulegen, zu welchen Zeiten der Zutritt gewährt werden soll. Sie können zwischen Immer und Eingeschränkt wählen. Wenn Sie Immer auswählen, gibt es keine Zeitbeschränkungen für den Zutritt Ihres Gastes. Sie können einfach diese Option auswählen und unten auf Ihrem Bildschirm auf Fortfahren klicken. Wenn Sie Einschränkungen anwenden möchten, wählen Sie Eingeschränkt. Die Optionen werden im selben Fenster angezeigt. Sie müssen also scrollen, um alle zu sehen. Sie können ein Startdatum, ein Enddatum, die Wochentage, an denen Sie Zutritt gewähren möchten, sowie eine Start- und Endzeit für jeden Tag festlegen.

Schritt 5: Wenn Sie alle Einstellungen nach Ihren Wünschen vorgenommen haben, klicken Sie auf Fortfahren. Sie werden zum vorherigen Bildschirm weitergeleitet, wo Sie auf die Schaltfläche Einladen klicken können, um Ihren Gast einzuladen. Sie können Gäste entweder per E-Mail oder per Tag einladen. Wenn Sie sich für E-Mail entscheiden, erhalten Ihre Gäste eine E-Mail mit der Bitte, ihr Profil zu vervollständigen, damit sie sich damit über die Salto KS App anmelden und Türen (innerhalb der von Ihnen festgelegten Beschränkungen) mit ihrem digitalen Schlüssel öffnen können.

Gäste über die Registerkarte Pod-Verwaltung einladen:

Schritt 1: Wenn Sie als Pod-Member Ihre mobile App verwenden, navigieren Sie zunächst in den Einstellungen zum Bereich Pod-Verwaltung und klicken Sie auf Gäste einladen. Hier können Sie auswählen, zu welchem Pod Sie Ihren Gast einladen möchten, und dann die Locks und Zeiträume für seinen Zutritt festlegen. Wenn Sie mit dem Definieren des Zutritts für Ihren Gast fertig sind, klicken Sie auf Fortfahren.

Schritt 2: Sie sehen, dass eine Gästeeinladung erstellt wurde, die für die nächsten 24 Stunden gültig ist. Wenn Sie auf Jetzt teilen klicken, werden Ihnen Optionen angezeigt, um die Einladung per E-Mail, Nachricht usw. mit dem Gast zu teilen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, den generierten Link zu kopieren und mit dem von Ihnen ausgewählten Gast zu teilen.

Schritt 3: Der Gast erhält die Einladung. Sobald sie den geteilten Link erhalten haben, können Gäste die Salto KS App herunterladen oder werden in den Gastmodus der mobilen App weitergeleitet, wenn sie die App bereits auf ihr Gerät heruntergeladen haben. Als Gast ist es nicht nötig ein vollständiges Profil zu erstellen, lediglich Vorname und Nachname sind anzugeben. Jetzt kann der Gast seinen digitalen Schlüssel verwenden, um gemäß den festgelegten Zeitrahmen Zutritt zum Pod zu erhalten.

Wie lade ich Gäste ein und gewähre ihnen Zutritt mit einem digitalen Schlüssel?

Als Pod-Member können Sie auf die Seite Pods Ihrer Salto KS Web-App gehen und die Gäste einladen, denen Sie Zutritt gewähren möchten. Sie können verwalten, zu welchen Locks Gäste Zutritt haben sollen, und Zeitrahmen dafür festlegen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Gäste einzuladen:

Schritt 1: Um über die Web-App zu beginnen, navigieren Sie zur Seite Pods und wählen Sie den gewünschten Pod aus, um zu dessen Detailseite zu gelangen. Klicken Sie hier auf das Menü Aktionen und wählen Sie Gast einladen.

Schritt 2: Erstellen Sie die Einladung. Wählen Sie entweder den Versand der Einladung per E-Mail oder Tag an Ihren Gast oder teilen Sie einen Link mit dem von Ihnen ausgewählten Gast, um die Einladung zu erhalten. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Präferenzen auszuwählen und den Zutritt Ihres Gastes festzulegen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Einladung senden.

Schritt 3: Der Gast erhält die Einladung per E-Mail, Tag oder über einen geteilten Link. Mit einer E-Mail können sie die App aufrufen und entweder ein Profil erstellen oder sich anmelden, um ihren digitalen Schlüssel abzurufen. Mit einem Tag funktioniert es automatisch mit dem neu festgelegten Gästezutritt. Wenn sie einen Link erhalten, können Gäste die Salto KS App herunterladen, wo sie in den Gastmodus geleitet werden. Als Gast ist es nicht nötig ein vollständiges Profil zu erstellen, lediglich Vorname und Nachname sind anzugeben. Der Gast hat damit Zutritt zu Ihrem Pod!

Wie kann ich meine Gäste und ihren digitalen Schlüssel verwalten?

Über die mobile App: Pod-Member können digitale Schlüssel für Gäste verwalten, indem sie zu Personen navigieren und auf einen Gast ihrer Wahl klicken. Hier sehen Sie die Möglichkeit, den Gast zu sperren oder zu löschen, seinen Zutritt einzusehen und zu verwalten. Sie können auch alle Ereignisse des Benutzers anzeigen.

In ähnlicher Weise können Sie unter Einstellungen und dann Pod-Verwaltung auf den Ablauf Einladen von Gästen klicken und nach unten zu Gäste scrollen, um Ihre Pod-Gäste anzuzeigen. Wenn Sie auf einen Gast Ihrer Wahl klicken, können Sie den Benutzer auch sperren oder entfernen und seinen Zutritt verwalten.

Über die Web-App:

Wenn Sie die Salto KS Web-App verwenden, navigieren Sie zum Abschnitt Pod und wählen Sie einen Pod Ihrer Wahl aus. Sobald Sie einen Pod ausgewählt haben, wählen Sie den Tab Gäste. Hier haben Sie eine Übersicht über Ihre Gäste und deren Zutrittsrechte. Sie können auch neue Gäste einladen, Gäste löschen und deren Tag-Zutritt bearbeiten.

Um die Ereignisse Ihres Gastes anzuzeigen, klicken Sie auf einen Gast Ihrer Wahl. Sie gelangen dann auf dessen Personen-Seite, auf der Sie alle seine Details anzeigen und auf den Tab Ereignisse klicken können, um die Ereignisdetails zu erfahren.