Buenas prácticas para la configuración del plan de acceso de una instalación Nebula Hospitality
El enfoque general para configurar un plan de acceso de Nebula Hospitality es el mismo que en Homelok. Consulta las Buenas prácticas para la puesta en marcha de Homelok para obtener más detalles, en particular sobre la configuración de dispositivos.
Visión general
El propósito de esta guía es ayudar a los gestores, propietarios y socios tecnológicos de Salto a incorporarse a la plataforma de Salto Nebula Hospitality. Deberías leer esto antes de configurar una instalación de Nebula Hospitality por primera vez.
La forma en la que configures el plan de acceso para tu instalación puede depender de varios factores. Por ejemplo:
- El tamaño de tu propiedad
- El tipo de dispositivos que utilices
- Si tu instalación utiliza habitaciones
Esta sección tiene por objeto proporcionar una serie de buenas prácticas a la hora de configurar tu plan de acceso Nebula Hospitality. Concretamente, se refiere al orden en el que debes crear las diferentes entidades del sistema, como los puntos de acceso, los permisos de acceso, las habitaciones, los usuarios y las llaves, para garantizar una configuración fluida y una gestión continua.
Esta es una guía opinada y no la única forma de configurar un plan de acceso de la instalación. Sin embargo, es la forma recomendada para una gran mayoría de instalaciones, en particular para las configuraciones iniciales y en las instalaciones que utilizan habitaciones.
Antes de crear el plan de acceso de la instalación debes crear una instalación y establecer una suscripción.
Relación de entidades
A continuación, se muestra un diagrama simplificado que describe algunas de las entidades clave en una instalación de Nebula Hospitality y cómo se relacionan entre ellas.
Instalación
- Representa la estructura general, como un hotel o un complejo de apartamentos con servicios.
- Atributos principales: nombre, dirección, zona horaria, diseño de la llave digital, información de facturación.
Habitaciones
- Subgrupos dentro de una instalación. Por ejemplo, un hotel (instalación) que contiene una cantidad de habitaciones o apartamentos que se pueden reservar individualmente (habitaciones).
- Atributos principales: Nombre, permisos de acceso, actividad, configuración de privacidad y roles de gestión asociados.
Puntos de acceso
- Representa puntos de entrada físicos o lógicos, como puertas o portones.
- Atributos principales: Nombre, calendario, tipo de conexión, modo de apertura, dispositivo padre. Pueden pertenecer a una instalación o habitación específica e interactuar con llaves digitales.
Usuarios
- Representan a personas gestionadas como registros de usuario en el sistema, como el personal u otro personal autorizado (no huéspedes).
- Atributos principales: Nombre, correo electrónico, permisos de acceso y tipos de credenciales vinculados, como llaves app.
Permisos de acceso
- Definen los permisos concedidos a los usuarios para acceder a puertas en la instalación o en habitaciones específicas.
- Atributos principales: Roles, habitaciones asociadas y tipos de credenciales vinculados.
Relaciones
- Instalaciones <-> Habitaciones: Una instalación puede tener muchas habitaciones, formando una relación uno a varios.
- Instalaciones <-> Puntos de acceso: Una instalación también puede tener varios puntos de acceso, formando una relación uno a varios.
- Usuarios <-> Habitaciones: Los usuarios pueden asociarse con una o más habitaciones mediante permisos de acceso.
- Usuarios <-> Permisos de acceso: Un usuario puede tener varios conjuntos de permisos de acceso, vinculándolos a permisos específicos o puntos de acceso.
- Puntos de acceso <-> Permisos de acceso: Los puntos de acceso pertenecen a los permisos definidos en los permisos de acceso.
Cómo configurar puntos de acceso
La primera parte (y más importante) de la puesta en marcha de una instalación es crear y configurar los puntos de acceso (cerraduras electrónicas y dispositivos asociados) que pertenecen a la instalación.
Hay dos formas de crear y configurar puntos de acceso en Nebula Hospitality:
- Crear primero los puntos de acceso en Nebula Hospitality web y, después, configurarlos a través de Nebula app.
- Utilizar únicamente Nebula app para crear y configurar los puntos de acceso.
Sea cual sea la forma que elijas, configura los puntos de acceso antes de crear el resto de elementos que componen el plan de acceso del sistema. Puedes encontrar más información sobre la configuración de dispositivos en la sección del instalador.
Cómo crear permisos de acceso
Esto deberías hacerlo antes de añadir huéspedes o personal al sistema.
En Nebula Hospitality, los huéspedes no son lo mismo que los usuarios. Se crean automáticamente al realizar el check-in y se les asigna un identificador generado (por ejemplo, "Guest SZRKJ"). Para los fines de esta sección, "usuarios" se refiere al personal de recepción y otros empleados que necesitan acceso continuo a las puertas, no a los huéspedes. Los usuarios con roles de gestión (gestores, propietarios) pueden añadirse a Nebula Hospitality antes de crear permisos de acceso para el personal.
Los permisos de acceso tienen que entenderse como grupos de permisos que pueden darse a los usuarios para simplificar la gestión del acceso a y dentro de tu propiedad.
Algunos ejemplos de permisos de acceso serían los siguientes:
- Acceso a todas las puertas perimetrales
- Acceso al aparcamiento y a la entrada principal
- Acceso a áreas restringidas del personal
- Acceso a instalaciones de fitness
La eliminación de permisos de acceso no es considerada una tarea frecuente. Sin embargo, si un permiso de acceso está siendo utilizado activamente por los usuarios, el sistema te impedirá eliminarlo.
Cómo crear usuarios
Debes asignar permisos de acceso a los usuarios ANTES de que les asignes cualquier tipo de llave. Si asignas una llave primero, los usuarios pueden recibir una notificación indicando que tienen una llave, pero no funcionará hasta que se les asignen los permisos de acceso.
Los usuarios pueden tener varios tipos de llave, pero los tipos de llave disponibles dependerán del tipo de suscripción que hayas adquirido.
Cómo crear habitaciones
Si tu instalación contiene habitaciones, asegúrate de crearlas justo después de la configuración inicial de la instalación.
Una buena práctica importante a la hora de crear habitaciones es separar los permisos de acceso. Es decir, separar los permisos de acceso relacionados con áreas comunes (como la entrada principal, el gimnasio o el aparcamiento) de los específicos de la habitación (como la puerta de la habitación). Esto te proporciona un control más granular a la hora de gestionar el acceso de los huéspedes y facilita la gestión de escenarios como llegadas anticipadas, cambios de habitación y acceso tras la estancia.
Integración con PMS y reservas
Si tu propiedad utiliza un sistema de gestión de propiedades (PMS), el servicio de reservas de Nebula proporciona una API especialmente diseñada para gestionar el ciclo de vida completo del huésped de forma automática. Una vez creada una reserva en tu PMS, la plataforma puede activar llaves digitales y permisos de acceso al hacer el check-in, y revocarlos al hacer el check-out, sin necesidad de realizar pasos manuales.
La integración con PMS se gestiona a través de la API de Nebula. Consulta la guía de flujos de trabajo de reservas y hospitalidad de Nebula en el portal de Salto para desarrolladores para obtener todos los detalles.
Limitaciones del sistema
La siguiente tabla detalla algunas de las limitaciones del sistema para tener en cuenta a la hora de configurar una instalación. Esto es importante en cuanto a la memoria disponible en llaves físicas, como tarjetas de acceso o llaveros, así como llaves digitales tipo llaves app.
| Limitación | Descripción |
|---|---|
| Número máximo de puertas o grupos de puertas por llave | Tanto las llaves físicas como las digitales pueden almacenar un máximo de 100 puertas o 100 grupos de puertas en su memoria. |
| Número máximo de puertas por grupo de puertas | Cada grupo de puertas puede contener un máximo de 100 puertas. Un grupo de puertas agrupa todas las entidades de la puerta en una sola, reduciendo el número de elementos codificados en la llave de N a uno. Los grupos de puertas son preferibles en grandes instalaciones, ya que aumentan el número de puertas que pueden incluirse en un único permiso de acceso. |
| Puertas individuales en diferentes grupos de puertas | Una sola puerta puede pertenecer como máximo a 20 grupos de puerta. |
| Número máximo de puertas o grupos de puertas por permiso de acceso | Un permiso de acceso, independientemente de si es a nivel de instalación o de habitación, puede contener un máximo de 100 puertas individuales o 100 grupos de puertas. |
| Máximo de permisos de acceso por usuario | Los usuarios pueden tener asignados un máximo de cinco conjuntos de permisos de acceso a la vez. |
| Máximo de permisos de acceso por reserva | Una reserva puede tener un máximo de 10 permisos de acceso en Booking.access_rights, y una habitación puede tener un máximo de 10 default_access_rights. |
Estas limitaciones también pueden verse afectadas por la cantidad de calendarios, horarios y modos de apertura asociados a la puerta o al permiso de acceso. Ten en cuenta que cuantos más elementos añadas, más memoria ocuparán en la llave.
Aperturas
Llaves físicas
Si los usuarios de tu instalación usan llaves físicas (tarjetas de acceso o llaveros), asegúrate de que mantienen la llave frente al lector de la cerradura hasta que la luz LED parpadea en verde (acceso concedido) o en rojo (acceso denegado). Antes de que la luz LED parpadee en verde para indicar que el acceso ha sido concedido, esta puede mostrar parpadeos cortos en amarillo.
Llaves digitales
Para llaves digitales como las llaves app, no es necesario mantener la llave junto a la cerradura. Los dispositivos móviles pueden abrir puertas a una mayor distancia, aunque la longitud de esa distancia dependerá de varios factores, como el tipo de dispositivo, si hay obstáculos entre el teléfono y la cerradura, o si el teléfono utiliza NFC o Bluetooth Low Energy para abrir las puertas.
A diferencia de las llaves físicas, los datos se envían vía OTA al teléfono móvil del usuario. Esto significa que la actualización de datos como, por ejemplo, los permisos de acceso, tiene lugar siempre que el usuario tenga una conexión a Internet en su teléfono.
Resumen
El proceso para crear un plan de acceso en Nebula Hospitality es, a grandes rasgos, el siguiente:
Ejemplo de configuración
Un ejemplo simplificado de una posible configuración de plan de acceso podría ser el siguiente:
- Crear usuarios con roles de gestión (gestores, propietarios)
- Configurar los puntos de acceso (cerraduras electrónicas, gateways) - un instalador certificado normalmente haría esto
- Asignar permisos de acceso a los usuarios admin
- Crear habitaciones
- Añadir permisos de acceso a nivel de habitación
- Asignar llaves a usuarios
- Bloquear, eliminar o realizar el check-out de los usuarios cuando termine su estancia
Integraciones
Si te estás integrando con Nebula Hospitality, deberías usar la API de Nebula. Consulta la documentación de la API en el portal de Salto para desarrolladores para obtener más información sobre las integraciones.