Workflows und Anwendungsfälle in Spaxx
Dieser Abschnitt des Benutzerhandbuchs beschreibt typische Workflows und Anwendungsfälle für die Datenübertragung zwischen Space und Relaxx mit Spaxx.
Verwaltungs-Workflows
Mit dem Spaxx-Connector können Sie die Zuordnung von Space-Zutrittsgruppen zu Relaxx-Berechtigungsgruppen einrichten.
SPACE zu Relaxx Verwaltung
Jedes Mal, wenn Sie eine Person in Space anlegen und dieser ein Medium zuweisen, sendet Spaxx die aktualisierten Informationen an Relaxx. Dadurch kann das System Personen Berechtigungen auf Locker erteilen oder Medien ungültig machen.
Folgende Daten werden an Relaxx geschickt:
- Name der Person
- UID des Mediums
- Personengruppe(die Gruppe muss einer bestehenden Berechtigungsgruppe in Relaxx zugeordnet werden)
User-Journey Space-Relaxx
Personenverwaltung
Jedes Mal, wenn Sie eine Person in Space anlegen und dieser ein Medium zuweisen, sendet Spaxx die aktualisierten Informationen an Relaxx. Dies bedeutet, dass das System ihnen Zugriff auf Locker gewähren kann. Entsprechend wird Spaxx ein Medium deaktivieren, nachdem es in Spaxce gelöscht wurde. Wird einer Person ein neues Medium zugewiesen, wird dieses automatisch aktualisiert und erhält Zugriff auf die Locker. (Siehe auch die Deaktivierungszeitraum-Option).
Je nach Ihren Anforderungen können verschiedene Betriebsmodi konfiguriert werden.
Personengruppen für freie Locker
Freie Locker ist ein Modus, in dem Personen einen beliebigen verfügbaren Locker auswählen können. Sobald dieser geöffnet und geleert wurde, wird er wieder freigegeben und kann von anderen Personen verwendet werden. Um Personen freie Locker zuzuweisen, fügen Sie die Personen einer Berechtigungsgruppe hinzu, die freie Locker enthält.
In Relaxx müssen Sie die Berechtigungsgruppen zunächst als Lockergruppen mit freien Lockern einrichten. Ordnen Sie diese Berechtigungsgruppen dann Personengruppen aus Space zu, um Personen für diese Locker zu berechtigen. Wenn Sie verschiedene Lockergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen haben, müssen Sie verschiedene Personengruppen erstellen und diese den genauen Berechtigungsgruppen zuordnen.
Locker-Berechtigungsgruppe
Personengruppen für dynamische Locker
Dynamische Locker sind Schließfächer, die von Personen nach Verfügbarkeit ausgewählt werden können. Der Hauptunterschied zwischen freien und dynamischen Lockern besteht darin, dass dynamische Locker der Person bei Benutzung dauerhaft zugewiesen werden. Der Locker wird nicht beim Öffnen, sondern bewusst über ein GT7-Terminal oder durch einen Admin über Relaxx freigegeben. Dies erfolgt durch Löschen des Mediums oder Entfernen der Berechtigungsgruppe.
Locker bei Öffnung freigeben
Relaxx kann so eingerichtet werden, dass Locker nach jeder Öffnungen freigegeben werden. Dies erfolgt, indem Sie unter Aufgaben > Extras > Aufgaben für dynamische Locker den Parameter DeleteLockerAuthorizationsOnOpen aktivieren.
Option Aufgaben für dynamische Locker
Parameter DeleteLockerAuthorizationsOnOpen
Das führt dazu, dass die Berechtigung automatisch gelöscht wird, wenn ein dynamischer Locker nach Öffnung nicht wieder verschlossen wird und somit anderen Personen zur Verfügung steht.
Freigeben des Lockers durch Personen über das GT7-Terminal
Dynamische Locker können auch über das GT7-Terminal freigegeben werden. Dazu muss auf dem GT7 die Central Locker App installiert sein. Um diese Option zu aktivieren, müssen Sie auf dem GT7, unter App-Konfiguration > Dynamisches Schließfach die Option Dynamische Schließfächer freigeben aktivieren.
Einstellung dynamische Locker freigeben
Durch Antippen von Freigeben auf dem GT7, können Personen den eigenen Locker wieder freigeben.
Button GT7 Freigeben
Halten Sie Ihr Medium vor den Leser und bestätigen Sie die Freigabe:
Medium vorhalten und Locker für Freigabe auswählen
Die Berechtigung wird entfernt, unabhängig davon, ob der Locker offen oder geschlossen ist. Das führt dazu, dass ein andere Personen den Locker belegen kann.
Locker über Relaxx Web freigeben
Administratoren können Locker auch direkt über Relaxx Web freigeben. Dazu müssen Sie den dynamischen Locker auswählen, der über das GT7-Terminal freigegeben wird. Dazu muss die GT7 Central Locker App installiert werden.
Wählen Sie den Locker aus, den Sie freigeben möchten:
Klicken Sie auf die Berechtigung, die Sie löschen möchten, bspw:
Danach löschen:
Der dynamische Locker wird freigegeben, sodass er von jemand anderem verwendet werden kann.
Personengruppen für fest zugewiesene Locker
In Spaxx können Locker fest einem oder mehreren Nutzern zugewiesen werden.
Wenn ein Locker einer Zutrittsgruppe zugeordnet wird, können Personen die zu dieser Gruppe gehören, den Locker als persönlichen oder geteilten Locker verwenden. Dafür muss der Locker als dynamischer Locker eingerichtet sein.
Obwohl das System es nicht zulässt, mehr als eine Zutrittsgruppe mit einer Berechtigungsgruppe zu verknüpfen, können verschiedene Zutrittsgruppen mit bestimmten Lockern verknüpft werden. Personen können Berechtigungen über eine Berechtigungs-/Zutrittsgruppe und mehrere einzelne Locker-Berechtigungen haben.
Personengruppen in Space
Wenn Sie Personen den Zugriff auf diese einzelnen Locker entziehen möchten, müssen Sie zunächst die Personengruppe in Space entfernen. Dann geben Sie den Locker über eine der Option in Relaxx frei.
Personengruppen für Mitarbeitende als Wartungskarten(Gruppentyp "System")
Beim Erstellen von Berechtigungsgruppen in Relaxx können Sie die Option Gruppentyp: System wählen, um Personen dieser Gruppe die Verwendung ihrer Medien als Wartungskarten zu ermöglichen. Das bedeutet, dass sie jeden Locker öffnen können.
![Gruppentyp-System](images/system-group-type.png "Wählen Sie im Auswahlmenü den Gruppentyp "System"")
Im Falle eines Verbindungsverlustes zum Server verlieren Wartungskarten die Fähigkeit, Locker zu öffnen, und arbeiten nur noch als Standardkarten.
Gästeverwaltung
Spaxx ermöglicht die Synchronisierung von Hotelgästen zwischen Space und Relaxx. Jedes Mal, wenn ein Hotel-Check-In erfolgt und Gästemedien zugewiesen werden, synchronisiert Spaxx diese Informationen mit Relaxx. Dadurch wird eine neue Berechtigung auf der Berechtigungsliste aktiviert, die die Zimmernummer(bspw. @101) enthält und bis zur Check-Out-Zeit gültig bleibt.
Wenn Sie Gästemedien kopieren, werden auch die Berechtigungen, die zu diesem Zimmer gehören, mit deren eigener Medien-UID erstellt.
Gästeverwaltung in Relaxx
Zuerst müssen die Gästegruppen in Space und Relaxx angelegt werden. Dies erfolgt genau so wie bei den Personengruppen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erstellen neuer Zuordnungsregeln für Zutrittsrechte.
Die Berechtigung wird nach Ablauf des Check-Ins oder durch einen manuellen Check-Out entfernt.
Wenn der Locker dann noch in Benutzung in Benutzung ist, kann der Gast ihn nicht mehr öffnen. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin den Locker aus der Ferne oder über eine Masterkarte öffnen.
Hinweis: Berechtigungsgruppen können als Systemgruppen eingerichtet werden. Mitarbeitende in dieser Gruppe können ihre Medien als Masterkarte nutzen. Siehe auch den Abschnitt über Personengruppen für Mitarbeitende als Wartungskarten an.
Gästegruppen für freie Locker
Der Modus "freier Locker" ist auch für Hotelgäste verfügbar. Einrichtung und Verwaltung erfolgen genau so, wie im freien Locker-Modus für Personen.
Dieser Modus ist geeignet für Bereiche, wie Umkleiden, Schwimmbäder usw., in denen Locker entweder für kurze Zeit oder einmalig genutzt werden. In diesem Modus haben kopierte Gästemedien individuellen Zugriff auf die Locker, auch wenn die Option Locker-Berechtigung verteilen aktiv ist.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Gast nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin dem Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Wenn der Check-Out manuell über Space erfolgt, bleibt der Locker während des festgelegten Deaktivierungszeitraums geschlossen. Nach dieser Zeit wird der Locker automatisch freigegeben und kann von jemand anderem genutzt werden.
Gästegruppen für dynamische Locker
Der Modus "dynamische Locker" ist auch für Hotelgäste verfügbar. Einrichtung und Verwaltung erfolgen genau so, wie im dynamischen Locker-Modus für Personen.
Dieser Modus ist geeignet für Bereiche, wie Umkleiden, Schwimmbäder, Ski-Depots usw., in denen Locker entweder für eine definierte Dauer oder mehrfach während des Aufenthalts genutzt werden sollen.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Gast nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin dem Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Wenn der Check-Out manuell über Space erfolgt, bleibt der Locker während des festgelegten Deaktivierungszeitraums geschlossen. Nach dieser Zeit wird der Locker automatisch freigegeben und kann von jemand anderem genutzt werden.
Familienoption für dynamische Gäste-Locker - Mehrfachausweis
Spaxx ermöglicht es, dass mehrere kopierte Gästemedien(aus einem Zimmer) den selben Locker verwenden, bspw. für Ski-Depots. Diese Option ist mit dem dynamischen Locker Modus kompatibel. Dadurch ist es nicht nötig, dass Administratoren einzelnen Personen bestimmte Locker zuweisen. Der Gast kann sich stattdessen einfach aus den freien Schließfächern dasjenige aussuchen, das ihm am meisten zusagt.
Skidepots
Dafür muss die Option Locker-Berechtigungen verteilen aktiviert sein. Siehe den Abschnitt über Locker-Berechtigungen verteilen.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Gast nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin dem Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Wenn der Check-Out manuell über Space erfolgt, bleibt der Locker während des festgelegten Deaktivierungszeitraums geschlossen. Nach dieser Zeit wird der Locker automatisch freigegeben und kann von jemand anderem genutzt werden.
Gästegruppen für zugewiesene Locker
Spaxx ermöglicht es Ihnen, Ihren Gästen feste Locker zuzuweisen. Diese können spezielle Locker oder solche an einer bestimmten Stelle sein. Der Administrator kann sie direkt einem Zimmer zuweisen.
Die Einrichtung der festen Schließfächer erfolgt wie bei Personen. Weitere Details finden Sie im Abschnitt zu Personengruppen für zugewiesene Locker.
Wenn Sie eine Gästegruppe auf ein Zimmer mit fest zugewiesenem Locker anwenden, werden die Kopien von entsprechenden Gästemedien auch Zugriff auf den Locker erhalten.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Gast nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin dem Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Wenn der Check-Out manuell über Space erfolgt, bleibt der Locker während des festgelegten Deaktivierungszeitraums geschlossen. Nach dieser Zeit wird der Locker automatisch freigegeben und kann von jemand anderem genutzt werden.
Besucherverwaltung
Spaxx ermöglicht die Synchronisierung von Besuchern zwischen Space und Relaxx. Jedes Mal, wenn einem Besucher während des Check-ins ein Medium zugewiesen wird, synchronisiert Spaxx diese Informationen mit Relaxx.
Zuerst müssen die Besuchergruppen in Space und Relaxx angelegt werden. Dies erfolgt genau so wie bei den Personengruppen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zuordnungsregeln für neue Zutrittsrechte erstellen.
Die Berechtigung wird nach Ablauf des Check-Ins oder durch einen manuellen Check-Out entfernt.
Besuchergruppen für freie Locker
Der Modus "freier Locker" ist auch für Besucher verfügbar. Einrichtung und Verwaltung erfolgen genau so, wie im freien Locker-Modus für Personen.
Dieser Modus eignet sich für alle Bereiche, wie Umkleiden, Schwimmbäder, usw., in denen die Schließfächer entweder für kurze Zeit oder einmalig genutzt werden.
In diesem Modus können sich Besucher einen beliebigen freien Locker aussuchen. Der Locker wird dem Besucher bei Verwendung zugewiesen und bei der nächsten Öffnung wieder freigegeben.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Besucher nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin den Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Besuchergruppen für dynamische Locker
Der Modus "dynamische Locker" ist auch für Besucher verfügbar. Einrichtung und Verwaltung erfolgen genau so, wie im freien Locker-Modus für Personen.
Dieser Modus ist geeignet für Bereiche, wie Umkleiden, Schwimmbäder usw., in denen Locker entweder für eine definierte Dauer oder während des Aufenthalts des Besuchers genutzt werden sollen.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Besucher nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin den Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Wenn der Check-Out manuell über Space erfolgt, bleibt der Locker während des festgelegten Deaktivierungszeitraums geschlossen. Nach dieser Zeit wird der Locker automatisch freigegeben und kann von jemand anderem genutzt werden.
Besuchergruppen für fest zugewiesene Locker
Spaxx ermöglicht es Ihnen, Ihren Besuchern feste Locker zuzuweisen. Diese können spezielle Locker oder solche an einer bestimmten Stelle sein. Der Administrator kann sie direkt einem Zimmer zuweisen.
Die Einrichtung der festen Schließfächer erfolgt wie bei Personen. Weitere Details finden Sie im Abschnitt zu Personengruppen für zugewiesene Locker.
Wenn ein Locker nach dem Check-Out noch belegt ist, kann dieser durch den Besucher nicht mehr geöffnet werden. In diesem Fall muss ein Relaxx-Admin den Locker aus der Ferne oder per Masterkarte öffnen.
Wenn der Check-Out manuell über Space erfolgt, bleibt der Locker während des festgelegten Deaktivierungszeitraums geschlossen. Nach dieser Zeit wird der Locker automatisch freigegeben und kann von jemand anderem genutzt werden.