Erstellen und konfigurieren Sie einen Virtual Front Desk
So erstellen und konfigurieren Sie einen Virtual Front Desk
Ein Virtual Front Desk (VFD) ist ein Self-Service-Kiosk für die Registrierung von Besuchern und Auftragnehmern in Salto IDM. Besucher nutzen die öffentliche VFD-Seite, um sich zu registrieren und je nach Konfiguration nach dem Check-in einen mobilen Schlüssel oder den Türzugang zu erhalten. Sie verwalten den VFD über das Admin-Portal, und jeder VFD hat seine eigene öffentliche URL.
Verwenden Sie diesen Leitfaden, um einen VFD zu erstellen, seine Einstellungen zu konfigurieren und das daraus resultierende Besuchererlebnis zu testen.
Schritt 1: Einen Virtual Front Desk erstellen
- Gehen Sie in der linken Navigation unter Admin auf Konfiguration > Virtual Front Desks.
- Klicken Sie oben rechts auf Virtual Front Desk erstellen.
- Geben Sie unter Allgemeine Informationen einen Namen ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Seite zeigt "Der Virtual Front Desk wurde erfolgreich erstellt" an, und der neue VFD wird in der Übersicht angezeigt.
Schritt 2: Konfigurieren Sie den Virtual Front Desk
Klicken Sie unter Aktionen auf das Bearbeitungssymbol, um den VFD zu öffnen. Der Editor hat sechs Registerkarten: Allgemein, Umgebungen, Anpassung, Standard-Hosts, Medium zuweisen und Türöffnung.
Allgemein
Konfigurieren Sie die Kern-VFD-Einstellungen, aufgeteilt auf drei Spalten:
- Allgemeine Informationen – umfasst Name, Standort, Zeitüberschreitung bei Bildschirminaktivität (Sekunden) und Verzögerung des Abschlussbildschirms (Sekunden), gefolgt von Registrierungseinstellungen wie Host-Bestätigung vor Check-in erforderlich.
- Reisepass-/ID-Einstellungen – Reisepass-/ID-Registrierung aktivieren, separat durchgesetzt für Besucher und Auftragnehmer, eine Option zur manuellen Eingabe der Dokumenten-ID, Reisepass-Scanner-URL und Lesemodus (zum Beispiel MRZ und Chip).
- Klicken Sie auf Anleitungen, um Hilfe bei der Einrichtung zu erhalten.
- Virtual Front Desk-Einstellungen – Schalter, die steuern, was der VFD anzeigt, einschließlich Wartungsmodus aktivieren, Check-in aktivieren, Check-out aktivieren, Selbstregistrierung aktivieren, XS4 Face-Registrierung aktivieren, Sicherheitshinweise anzeigen, NDA-Seite anzeigen, Zimmerauswahl anzeigen, Für Besucher aktiviert, Für Auftragnehmer aktiviert und ein Arbeitszeitplan.
Für Besucher aktiviert und Für Auftragnehmer aktiviert steuern, welche Besuchertypen sich registrieren können. Wenn beide aktiviert sind, sehen Besucher vor der Registrierung einen Typauswahlbildschirm.
Umgebungen
Verknüpfen Sie den VFD mit der Umgebung oder den Umgebungen, in denen er verfügbar sein soll.
Anpassung
Konfigurieren Sie die Bildschirme für Besucher für jede Sprache.
- Wählen Sie im Abschnitt Sprache eine Sprache aus, zum Beispiel English, Nederlands, Deutsch, Français, Svenska oder Suomi. Verwenden Sie die Markierung Standard, um die Standard-Anzeigesprache festzulegen.
- Konfigurieren Sie alle Registerkarten für diese Sprache:
- Allgemein – erweiterbare Abschnitte für die Bildschirme Willkommensseite, Check-in und Check-out, Auswahl Gastgeber, Verifizierung, Zimmer, Ausweis und Datenschutz.
- Einführungsseite – Laden Sie ein Bild oder Video als Einführungs-Banner für den VFD-Startbildschirm über Datei auswählen hoch. Sie können es vor dem Hochladen in der Vorschau anzeigen lassen.
- Empfohlenes Format: maximal 32 MB, 1080×1920 (Hochformat), H.264 MP4.
- Klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen, um es zurückzusetzen.
- Anweisungen – Anweisungen zu Sicherheit und Hausordnung.
- Sicherheitsfragen – optionale Screening-Fragen.
- Geheimhaltungsvereinbarung – der NDA-Text.
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Sprache, die Sie anbieten möchten.
Standard-Gastgeber
- Standard-Gastgeber – fügen Sie Gastgeber hinzu, die Besuchern unter Standard-Gastgeber hinzufügen auswählen können.
- Jeder Eintrag zeigt Name, Anzeigename, Umgebung und verfügbare Aktionen.
- Einstellungen – legen Sie das Suchverhalten nach Gastgebern mit den Einstellungen Gäste zu Raumbuchungen hinzufügen, Gastgeber-Suche aktivieren und Genaue Übereinstimmung erforderlich aktivieren fest.
- Wählen Sie aus, welche Felder (Name, Telefonnummer, E-Mail) für die genaue Übereinstimmung verwendet werden.
Medium zuweisen
- Schlüsselkarte > Encoder – wählen Sie den Encoder aus, der die Karte ausstellt, zum Beispiel IDM Demo | Haupt.
- Einstellungen – umfasst Mobilen Schlüssel zuweisen und Schlüsselzuweisung erforderlich.
Um Schlüsselzuweisung erforderlich zu aktivieren, aktivieren Sie zuerst Mobilen Schlüssel zuweisen oder wählen Sie einen Schlüsselkarten-Encoder aus.
Türöffnung
Legen Sie das Verhalten der Tür unter Türoptionen fest. Standardmäßig ist hier Keine Türen öffnen eingestellt. Klicken Sie Schaltfläche zum Öffnen der Tür anzeigen an. Legen Sie dann unter Zu öffnende Tür die gewünschte Tür fest.
Schritt 3: Virtual Front Desk speichern und öffnen
- Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern.
- Klicken Sie auf Virtual Front Desk öffnen, um die öffentliche VFD-Seite (
.../Public/<ID>/) in einer neuen Registerkarte zu öffnen und zu testen.
Was Besucher sehen
Dies ist der vollständige Ablauf, den ein neuer Besucher auf der öffentlichen VFD-Seite sieht. Welche Bildschirme in welcher Reihenfolge angezeigt werden, hängt von Ihren Einstellungen unter Allgemein und Anpassung ab.
Willkommensbildschirm
Der VFD öffnet sich mit einem Willkommensbanner und einem Einführungstext. Durch einen Klick auf Sprache ändern können Besucher die Anzeigesprache ändern und dann auf Weiter klicken.
QR-Code oder Registrierung
- QR-Code erhalten? – Wiederkehrende oder bereits eingeladene Besucher scannen ihren QR-Code über die Webcam oder klicken auf PIN-Code eingeben, falls das Scannen fehlschlägt.
- Registrieren – Neue Besucher beginnen hier ihre Selbstregistrierung.
Um QR-Codes zu scannen, wird eine Kamerafreigabe benötigt. Der Browser fragt nach der Berechtigung. Der Besucher oder Kiosk muss Erlauben auswählen.
Besuchertyp
Wenn sowohl Für Besucher aktiviert als auch Für Auftragnehmer aktiviert eingeschaltet sind, wählen Besucher vor dem Fortfahren Besucher (Als Besucher anmelden) oder Auftragnehmer (Als Auftragnehmer anmelden).
Sicherheitshinweise
Wenn Sicherheitshinweise anzeigen aktiviert ist, zeigt der VFD die Hausordnung an, zum Beispiel Einschränkungen in Bezug auf Rauchen, Alkohol, Drogen und Fotografie. Besucher wählen Weiter zum Akzeptieren oder Ablehnen zum Verweigern.
Host-Auswahl
Auf dem Registrierungsbildschirm suchen Besucher nach ihrem Host:
- Geben Sie einen Teil des Namens des Hosts in Namen des Hosts eingeben ein.
- Klicken Sie neben dem richtigen Ergebnis auf Auswählen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, erscheint Keine Ergebnisse gefunden, versuchen Sie, Ihre Suche anzupassen.
Registrierungsdetails
Besucher füllen das Registrierungsformular aus:
- Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (erforderlich)
- Telefonnummer mit Ländervorwahl
- Unternehmen und Kfz-Kennzeichen
- Ein erforderliches Kontrollkästchen für die Datenschutzeinwilligung
Durch Klicken auf Speichern wird das Formular abgeschickt.
Wählen Sie eine Zugangsmethode
Nach der Registrierung wählen Besucher aus, wie sie Zugang erhalten:
- Ich benötige kein Medium – ohne Zugangsberechtigung fortfahren.
- Medium aktivieren – eine physische Karte über den Encoder zuweisen.
- Mobiles Medium zuweisen – einen mobilen Schlüssel an das Gerät des Besuchers senden.
Das Aktivieren eines Mediums kann den Browser auffordern, die Berechtigung zum Zugriff auf andere Apps und Dienste auf dem Gerät anzufordern, die für den Encoder erforderlich sind. Klicken Sie auf Erlauben, um fortzufahren. Wenn die Aktivierung fehlschlägt, zeigt der VFD Erneut versuchen.
Abschließen und Namensschild drucken
Besucher wählen Weiter oder optional Namensschild drucken, um ein Namensetikett zu drucken.
Türöffnung
Wenn Türöffnung auf Schaltfläche zum Öffnen der Tür anzeigen eingestellt ist, zeigt der VFD Hier tippen, um die Tür zu öffnen an. Nachdem der Besucher darauf getippt hat, zeigt der VFD Die Tür ist offen an, und die konfigurierte Tür entriegelt.
Registrierung abgeschlossen
Der VFD zeigt eine Bestätigungsmeldung an:
Deine Registrierung ist abgeschlossen. Vielen Dank für deinen Besuch.
Durch Auswählen von Zurück zum Startbildschirm kehren Sie zum Willkommensbildschirm zurück, der für den nächsten Besucher bereit ist.
Häufige Fehlermeldungen
| Meldung | Was ist zu tun |
|---|---|
| "Keine Ergebnisse gefunden, versuchen Sie, Ihre Suche anzupassen" | Der Host ist nicht im System oder der Name stimmt nicht überein. Überprüfen Sie die Schreibweise, fügen Sie den Host unter Standard-Hosts hinzu oder überprüfen Sie Genaue Übereinstimmung erforderlich aktivieren unter Standard-Hosts > Einstellungen. |
| "Einen Moment bitte" (bleibt auf diesem Bildschirm) | Die Verbindung zum Backend wird noch verarbeitet. Warten Sie einen Moment. Wenn das Problem weiterhin besteht, aktualisieren Sie die öffentliche Seite und versuchen Sie es erneut. |
| "Nochmal versuchen." | Wird angezeigt, wenn ein Encoder nicht reagiert, nachdem ein Benutzer Medium aktivieren ausgewählt hat. Überprüfen Sie, ob unter Medium zuweisen ein Encoder ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob im Browser der Zugriff auf andere Apps und Dienste zugelassen ist. |
| Browser-Aufforderung zur Verwendung der Kamera | Erforderlich, um QR-Codes zu scannen. Wählen Sie Beim Besuch der Website erlauben oder Dieses Mal erlauben. |
| Browser-Aufforderung zum Zugriff auf andere Apps und Dienste | Erforderlich, um Schlüssel über Encoder zuzuweisen. Klicken Sie auf Erlauben. |
| QR-Code funktioniert nicht | Verwenden Sie PIN-Code eingeben oder registrieren Sie sich erneut über Registrieren. |
| Falsche Sprache auf dem Kiosk | Konfigurieren Sie die erforderlichen Sprachen unter Anpassung > Sprache und legen Sie die Texte für jede Sprache fest. |
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