Besucherverwaltung

Tägliche Verwaltung

Besucherdetails anzeigen

Um Besucherdetails anzuzeigen und zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zur Registerkarte Besucher.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Tägliche Verwaltung aus.
3. Verwenden Sie die Filter oben auf der Seite, um Status, Zeitraum, Besuchertyp, Standort und Umgebung anzugeben.
4. Überprüfen Sie die Besucherliste, die Status, Name, Kontaktdaten, Ankunft, Abreise, Medienstatus, Gastgeber, Überwachungsstufe, Sonderwünsche, Sicherheitsfragen, Helix, Umgebung und Standort anzeigt.
5. Wählen Sie das Profil des Besuchers mit der Bearbeiten Schaltfläche, um detaillierte Informationen zu erhalten.

Besucherdatensätze filtern

Verwenden Sie die verfügbaren Filter, um bestimmte Besucher zu finden:

• Status: Wählen Sie den Besucherstatus aus, den Sie anzeigen möchten (z. B. Bestätigung ausstehend).
• Zeitraum: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus (z. B. Heute).
• Besuchertyp: Wählen Sie den Besuchertyp aus, den Sie überprüfen möchten.
• Standort: Filtern Sie nach Standort, wenn Sie sich auf einen bestimmten Standort konzentrieren möchten.
• Umgebung: Wählen Sie die entsprechende Umgebung aus der Dropdown-Liste aus.
• Suche: Geben Sie einen Namen oder andere Details in die Suchleiste ein, um bestimmte Besucher zu finden.

Besucher erstellen

Erstellen Sie einen neuen Besucher, indem Sie diese Schritte ausführen:

1. Wählen Sie im Hauptnavigationsbereich Besucher aus.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Erstellen aus.
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus, einschließlich des Namens des Besuchers, der Kontaktinformationen und anderer relevanter Daten.
4. Klicken Sie auf Besucher erstellen, um die Informationen des neuen Besuchers zu speichern.

Besucher einladen

Senden Sie eine Besuchereinladung, indem Sie folgende Schritten durchführen:

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zur Registerkarte Besucher.
2. Wählen Sie Einladen aus dem Dropdown-Menü.
3. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und andere erforderliche Details des Besuchers ein.
4. Geben Sie Datum und Uhrzeit des Besuchs an.
5. Klicken Sie auf Einladen, um die E-Mail-Einladung zu senden.

Ein Medium zuweisen

Weisen Sie einem Besucher Zutrittsmedien zu, damit er Türen öffnen kann:

1. Navigieren Sie zu Besucher > Tägliche Verwaltung.
2. Suchen Sie den Besucher und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
3. Öffnen Sie die Registerkarte Besucherzutritt.
4. Wenn der Besucher noch nicht eingecheckt ist, klicken Sie oben rechts auf Check-in.
5. Wählen Sie den Encoder aus, über den Sie zuweisen möchten.
6. Klicken Sie auf Medium aktivieren.
7. Prüfen Sie den Medienstatus des Besuchers unter Besucher > Tägliche Verwaltung.
8. Sperren oder entfernen Sie das Medium bei Bedarf jederzeit während des Besuchs.
9. Nachdem der Besucher ausgecheckt hat, wird sein Medium automatisch deaktiviert.

Zuweisen eines Mobile Key (JustIN Mobile)

Weisen Sie einen Mobile Key zu, damit Besucher mit der JustIN Mobile App Zutritt zum Gebäude erhalten:

1. Navigieren Sie zu Besucher > Tägliche Verwaltung.
2. Suchen Sie den Besucher und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
3. Prüfen Sie in der Registerkarte Besucherdetails, ob dem Besucher eine Telefonnummer zugeordnet ist.
   • Stellen Sie sicher, dass der Besucher die Salto JustIN Mobile App heruntergeladen und sich mit dieser Telefonnummer registriert hat.
4. Öffnen Sie die Registerkarte Besucherzutritt.
5. Wenn der Besucher noch nicht eingecheckt ist, klicken Sie oben rechts auf Check-in.
6. Wählen Sie JustIN Mobile als Typ der mobilen App aus.
7. Klicken Sie auf Mobile Key zuweisen.
8. Überprüfen Sie, ob sich der Status des mobilen Schlüssels in Aktivierung ausstehend ändert.
9. Der Besucher erhält eine Benachrichtigung auf seinem mobilen Gerät, die anzeigt, dass ein neuer Schlüssel verfügbar ist.
10. Der Besucher öffnet die JustIN Mobile App und bestätigt den neuen Schlüssel.
11. Überprüfen Sie, ob sich der Status des mobilen Schlüssels auf Aktiv ändert.
12. Prüfen Sie den Medienstatus des Besuchers unter Besucher > Tägliche Verwaltung.
13. Entfernen Sie den mobilen Schlüssel bei Bedarf jederzeit während des Besuchs.
14. Nachdem der Besucher ausgecheckt hat, wird der mobile Schlüssel automatisch deaktiviert.

Behandlung von Medienproblemen

Befolgen Sie diese Schritte, wenn Besucher Probleme mit dem Medium haben:

1. Suchen Sie in der täglichen Verwaltung nach Besuchern, deren Medienstatus Kein Medium ist.
2. Wenden Sie sich an den Besucher oder dessen Gastgeber, um die Mediendetails zu überprüfen und zu aktualisieren.
3. Aktualisieren Sie den Medienstatus im System, sobald Ihnen die korrekten Details vorliegen.

Umgang mit Besucherdetails

Besucherdetails exportieren

Exportieren Sie Besucherdetials, indem Sie diese Schritte ausführen:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Besucher und wählen Sie Tägliche Verwaltung aus.
2. Klicken Sie auf das Export-Symbol oben rechts in der Besucherliste.
3. Wählen Sie das Exportformat aus, das Sie verwenden möchten (z. B. CSV oder Excel).

Detaillierte Besucherprotokolle anzeigen

Überprüfen Sie die detaillierten Besucherprotokolle wie folgt:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Registerkarte Überwachung.
2. Wählen Sie Besucherprotokolle aus.
3. Verwenden Sie die Filter, um die Protokolle nach Zeit, Besuchertyp, Standort und anderen Kriterien einzugrenzen.
4. Überprüfen Sie die Protokolle, um die Besucher-Aktivität einschließlich der Eintritts- und Austrittszeiten anzuzeigen.