Besucherströme

Vorabregistrierung eines Besuchers

Diese Option erläutert, wie Sie eine Besucher-Vorregistrierung erstellen und den Besuch direkt in Salto IDM festlegen.

1. Navigieren Sie zum Abschnitt Besucher der Software.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Besucher erstellen, um mit der Erstellung eines neuen Besuchers zu beginnen.
3. Füllen Sie die allgemeinen Details für den Besucher aus.
4. Füllen Sie die Besuchsinformationen aus.
   • Wählen Sie die Schaltfläche Vorregistrierung aus.
   • Wählen Sie den Besuchertyp Besucher.
   • Geben Sie den Namen des Gastgebers ein.
   • Geben Sie die Ankunfts- und Abreisedaten und -zeiten an.
   • Klicken Sie oben rechts auf Speichern, um die Besucherdetails zu speichern.
   • Der Besucher erhält eine E-Mail mit den Besuchsinformationen und dem QR-Code oder der PIN, die für das Einchecken am Kiosk erforderlich sind.
5. Öffnen Sie die Tägliche Verwaltung, filtern Sie nach Zeit und prüfen Sie, ob der Besucher mit dem Status Erwartet angezeigt wird.
6. Gehen Sie zu Startseite > Dashboard, um eine Übersicht der in der aktuellen Woche erwarteten Besucher zu sehen.
7. Der Besucher kann nun den Check-in-Prozess verfolgen, um ins Gebäude zu gelangen.

Besucher über eine Kalendereinladung erstellen

Diese Option zeigt, wie man einen Besuch über eine Kalendereinladung erstellt und ihn in Salto IDM verwaltet.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie in Salto IDM als Mitarbeiter vorhanden sind.
   • Überprüfen Sie andernfalls das Microlearning Salto IDM – So erstellen Sie einen Mitarbeiter.
2. Wenn Sie ein Administrator sind, prüfen Sie, ob die Einstellungen für Kalendereinladungen konfiguriert sind.
   • Gehen Sie zu Administration > Zeitpläne.
   • Suchen Sie den Kalender-Event-Zeitplan (oder erstellen Sie einen neuen) und klicken Sie auf Bearbeiten.
   • Klicken Sie Gespeicherte Einstellungen testen. Die Meldung Die Anmeldedaten sind gültig sollte auf dem Bildschirm erscheinen. Wenn der Test fehlschlägt, überprüfen Sie Salto IDM – So konfigurieren Sie die Einstellungen für die Kalendereinladung.
   • Kopieren Sie die E-Mail-Adresse, die in den Zeitplaneinstellungen angezeigt wird.
3. Erstellen Sie die Kalendereinladung.
   • Öffnen Sie Ihre Kalender-Anwendung.
   • Erstellen Sie ein Ereignis am Tag, an dem Sie das Meeting veranstalten möchten.
   • Fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Gasts und die kopierte E-Mail-Adresse aus den Zeitplaneinstellungen hinzu.
   • Senden Sie die Einladung.
4. Überwachen Sie den neuen Besuch in Salto IDM.
   • Gehen Sie zu Salto IDM > Besucher > Tägliche Verwaltung, um den Besucher zu finden, der aus der Einladung erstellt wurde.
   • Warten Sie gegebenenfalls einige Minuten, bis die Daten aktualisiert sind.
   • Der Besucher erhält eine E-Mail mit den Einzelheiten des Besuchs und einen Link zur Angabe persönlicher Informationen.
     • Wenn dies der erste Besuch des Besuchers ist, muss dieser alle erforderlichen Angaben machen.
     • Wenn sich der Besucher bereits zuvor registriert hat, werden zuvor gespeicherte Felder automatisch ausgefüllt.
5. Verfolgen Sie die Antwort auf die Einladung.
   • Sobald die Informationen bereitgestellt wurden, kann der Besucher die Einladung annehmen oder ablehnen. Dadurch wird automatisch der Besuchsstatus unter Besucher > Tagesverwaltung entsprechend aktualisiert.
   • Wenn der Besucher die Einladung annimmt, ändert sich der Status von Eingeladen zu Erwartet.
     • Der Gastgeber erhält eine E-Mail, die die Annahme bestätigt.
     • Der Besucher erhält eine E-Mail mit einem QR-Code und einer PIN, die er beim Check-in am Kiosk benötigt.
     • Der Besucher kann nun den Check-in-Prozess am Kiosk befolgen, um ins Gebäude zu gelangen.
   • Wenn der Besucher die Einladung ablehnt, ändert sich der Status in abgelehnt. Sowohl der Gastgeber als auch der Besucher erhalten danach eine E-Mail-Benachrichtigung.
6. Stornieren Sie bei Bedarf die Einladung.
   • Der Gastgeber kann den Besuch direkt im Kalenderereignis absagen.
   • Der Besuch wird automatisch in Salto IDM abgesagt.
   • Der Besucherstatus ändert sich zu Abgesagt.
   • Sowohl der Gastgeber als auch der Besucher erhalten eine E-Mail, die die Absage bestätigt.

Selbstregistrierung für Fremdfirmen

Schritt 1: Kiosk erstellen

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Kiosk in Salto IDM zu konfigurieren.

1. Navigieren Sie zum Menü Konfiguration und klicken Sie auf Kioske.
2. Klicken Sie auf Kiosk erstellen, falls noch keiner vorhanden ist.
3. Geben Sie dem Kiosk einen Namen und klicken Sie oben rechts auf Speichern.
4. Öffnen Sie den von Ihnen erstellten Kiosk und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten, um die Optionen festzulegen.
   • Allgemeine Informationen: Prüfen Sie den Namen des Kiosks und den Standort.
   • Pass-/Ausweis-Einstellungen: Aktivieren Sie die Pass- oder Ausweis-Registrierung, erzwingen Sie diese für Fremdfirmen, ermöglichen Sie bei Bedarf die manuelle Eingabe und verwenden Sie einen Pass-Scanner, um die Felder automatisch auszufüllen, wenn verfügbar.
   • Besuchertyp-Einstellungen: Aktivieren Sie den Besuchertyp Fremdfirma und ermöglichen Sie es diesen bei Bedarf auch andere Besuchertypen auszuwählen.
   • Zutrittseinstellungen: Wählen Sie die Zutrittsmedien aus, die Fremdfirmen nach der Registrierung zugewiesen werden.
   • Benachrichtigungen: Aktivieren Sie Benachrichtigungen, damit Gastgeber benachrichtigt werden, sobald ihre Besucher angekommen sind.
   • Gastgeber: Legen Sie fest, welche Gastgeber Besucher auswählen können oder ermöglichen Sie es ihnen beliebige Gastgeber aus der Liste auszuwählen.
   • Bereiche: Wählen Sie die Bereiche aus, die Besucher nach der Registrierung betreten dürfen.
   • Umgebungen: Wählen Sie das Unternehmen aus, in dem Sie den Kiosk einrichten. Wenn Sie ein Multi-Tenant-Gebäude verwalten, können Sie einem Kiosk auch mehrere Unternehmen zuordnen.
   • Anpassung: Richten Sie den Kiosk an Ihrer Marke aus, indem Sie ein Einführungsbanner hinzufügen, die Standardsprache auswählen und die Bildschirmnachrichten für den Registrierungsprozess anpassen.
   • Anweisungen: Laden Sie eine Datei mit den Sicherheits- oder Compliance-Anweisungen Ihres Unternehmens hoch.
   • Sicherheitsfragen: Fügen Sie Ja- oder Nein-Fragen hinzu, um die Überprüfung der Besucher zu verstärken.
   • Standard-Gastgeber: Legen Sie Gastgeber, die häufig Besucher empfangen, als Schnellwahl-Optionen fest.
   • Türöffnung: Wählen Sie aus, welche Tür geöffnet wird, nachdem ein Besucher am Kiosk eingecheckt hat.

Schritt 2: Am Kiosk einchecken

Führen Sie diese Schritte aus, um den Kiosk zu öffnen und sich selbst als Fremdfirma zu registrieren.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kiosk öffnen für den von Ihnen erstellten Kiosk.
2. Ändern Sie bei Bedarf die Sprache.
3. Klicken Sie auf Weiter, um den Registrierungsprozess zu starten.
4. Wählen Sie die Anmelden.
5. Wählen Sie das Unternehmen aus, das Sie besuchen möchten.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Besucher, um fortzufahren.
7. Lesen Sie die Sicherheitshinweise, die Sie zuvor konfiguriert haben, und akzeptieren Sie sie, um fortzufahren.
8. Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein.
9. Stimmen Sie den Datenschutzrichtlinien zu und drücken Sie auf Weiter.
10. Wählen Sie bei Bedarf Sonderwünsche aus und fahren Sie fort.
11. Wählen Sie Ihren Gastgeber aus der Liste aus oder geben Sie den Namen ein, wenn er nicht angezeigt wird.
12. Befolgen Sie die Anweisungen, um Zutritt zu erhalten. Klicken Sie zum Beispiel auf Weiter und dann auf Hier tippen, um die Tür zu öffnen, um das Gebäude zu betreten.

Schritt 3: QR-Code oder PIN verwenden, um Türen zu öffnen

1. Nach der Registrierung erhält der Besucher eine E-Mail mit einem QR-Code und einer PIN.
2. Mit dem QR-Code können Sie:
   • Türen öffnen, die mit einem QR-Code-Leser ausgestattet sind.
   • Am Kiosk auschecken. Dadurch werden alle Zutrittsrechte zu Türen deaktiviert.
3. Um Türen zu öffnen, platzieren Sie den QR-Code auf dem Lesegerät neben der Tür. Die Tür gibt einen Signalton ab oder ändert die Farbe der LED, um anzuzeigen, dass sie geöffnet ist.
4. Wenn der Besucher auschecken möchte, klicken Sie auf der Startseite des Kiosks auf Weiter.
5. Verwenden Sie den auf dem Bildschirm angezeigten Scanner, um den QR-Code innerhalb des Rahmens zu positionieren.
   • Verwenden Sie optional die bereitgestellte PIN, wenn der QR-Code nicht gelesen werden kann. Klicken Sie dafür auf Geben Sie Ihre PIN ein.
6. Sobald der QR-Code oder die PIN erkannt wird, fragt die Anwendung, ob der Besucher auschecken möchte.
7. Nach dem Klick auf Check-out werden die Zutrittsrechte des Besuchers entfernt, sodass dieser keine Türen mehr öffnen kann.