Flujos de visitantes

Prerregistrar a un visitante

Esta opción explica cómo crear un prerregistro de visitante y definir la visita directamente en Salto IDM.

1. Accede a la sección Visitantes del software.
2. Haz clic en el botón Crear visitante para empezar a crear un nuevo visitante.
3. Rellena la información general del visitante.
4. Rellena la información de la visita.
   • Selecciona el botón Preinscripción.
   • Elige el tipo de visitante Visitante.
   • Introduce el nombre del anfitrión.
   • Especifica las fechas y horas de llegada y salida.
   • Haz clic en Guardar en la parte superior derecha para guardar los detalles del visitante.
   • El visitante recibe un correo electrónico con la información de la visita y el código QR o PIN necesario para registrarse en el quiosco.
5. Abre Gestión Diaria, filtra por hora y confirma que el visitante aparece con el estado Previsto.
6. Ve a Inicio > Panel de control para ver una descripción general de los visitantes esperados en la semana actual.
7. El visitante ahora puede seguir el proceso de registro para entrar en el edificio.

Crear un visitante mediante invitación de calendario

Esta opción muestra cómo crear una visita mediante una invitación de calendario y gestionarla en Salto IDM.

1. Asegúrate de que existes como empleado en Salto IDM.
   • Si no es así, revisa la sección Salto IDM—Cómo crear un empleado.
2. Si eres administrador, confirma que la configuración de la invitación de calendario está en su lugar.
   • Ve a Administración > Programaciones.
   • Busca la programación de eventos de calendario (o crea una nueva) y haz clic en Editar.
   • Haz clic en Probar la configuración guardada. El mensaje Las credenciales son válidas debería aparecer en la pantalla. Si la prueba falla, revisa Salto IDM—Cómo configurar los ajustes para la invitación de calendario.
   • Copia la dirección de correo electrónico que se muestra en la configuración de la programación.
3. Crea la invitación de calendario.
   • Abre tu aplicación de calendario.
   • Crea un evento en el día que te gustaría organizar la reunión.
   • Añade la dirección de correo electrónico de tu invitado y la dirección de correo electrónico copiada de la configuración de la programación.
   • Envía la invitación.
4. Supervisa la nueva visita en Salto IDM.
   • Accede a Salto IDM > Visitantes > Gestión Diaria para localizar al visitante creado a partir de la invitación.
   • Espera varios minutos a que se actualicen los datos si es necesario.
   • El visitante recibe un correo electrónico con los detalles de la visita y un enlace para proporcionar información personal.
     • Si es la primera vez que se registra el visitante, debe completar todos los detalles requeridos.
     • Si el visitante se ha registrado antes, los campos almacenados previamente se rellenan automáticamente.
5. Realiza un seguimiento de la respuesta de la invitación.
   • Una vez que se proporciona la información, el visitante puede aceptar o rechazar la invitación y se actualiza el estado de la visita en Visitantes > Gestión Diaria.
   • Si el visitante acepta la invitación, el estado cambia de Invitado a Previsto.
     • El anfitrión recibe un correo electrónico confirmando la aceptación.
     • El visitante recibe un correo electrónico con un código QR y un PIN para usar en el quiosco durante el registro.
     • El visitante ahora puede seguir el proceso de registro en el quiosco para entrar en el edificio.
   • Si el visitante rechaza la invitación, el estado cambia a Rechazado y tanto el anfitrión como el visitante reciben una notificación por correo electrónico.
6. Cancela la invitación si es necesario.
   • El anfitrión puede cancelar la visita directamente desde el evento del calendario.
   • La visita se cancela automáticamente en Salto IDM.
   • El estado del visitante cambia a Cancelado.
   • Tanto el anfitrión como el visitante reciben un correo electrónico confirmando la cancelación.

Autorregistro de contratistas

Paso 1: Crear un quiosco

Sigue estos pasos para configurar un quiosco en Salto IDM.

1. Navega hasta el menú Configuración y haz clic en Quioscos.
2. Haz clic en Crear un quiosco si aún no existe uno.
3. Asigna un nombre al quiosco y haz clic en Guardar en la esquina superior derecha de la pantalla.
4. Abre el quiosco que has creado y haz clic en el icono Editar para configurar las opciones.
   • Información general: Confirma el nombre y la ubicación del quiosco.
   • Configuración pasaporte/ID: Activa el registro de pasaporte o ID, obligatorio para los contratistas, permite la entrada manual si es necesario y utiliza un escáner de pasaportes para rellenar los campos automáticamente cuando esté disponible.
   • Ajustes de tipo de visitante: Activa el tipo de visitante Contratista y, opcionalmente, permite a los contratistas seleccionar otros tipos de visitantes.
   • Ajustes de acceso: Elige las credenciales de acceso que se concederán después de que se registren los contratistas.
   • Notificaciones: Activa las notificaciones para que los anfitriones estén informados cuando lleguen sus visitantes.
   • Anfitriones: Define qué anfitriones pueden seleccionar los visitantes o permíteles elegir cualquier anfitrión de la lista.
   • Áreas: Selecciona las áreas a las que pueden entrar los visitantes después del registro.
   • Entornos: Selecciona la empresa en la que quieres configurar el quiosco y configura el quiosco para varias empresas cuando gestiones un edificio multi-tenant.
   • Personalización: Personaliza el quiosco con tu marca añadiendo un banner de introducción, eligiendo el idioma predeterminado y adaptando los mensajes en pantalla para el proceso de registro.
   • Instrucciones: Carga un archivo que contenga las instrucciones de seguridad o cumplimiento de tu empresa.
   • Preguntas de seguridad: Agrega preguntas de sí o no para fortalecer la evaluación del visitante.
   • Anfitriones predeterminados: Agrega anfitriones de uso frecuente para que aparezcan como opciones de selección rápida.
   • Apertura de puerta: Elige qué puerta se abre después de que un visitante se registre en el quiosco.

Paso 2: Regístrate en el quiosco

Sigue estos pasos para abrir el quiosco y registrarte como contratista.

1. Haz clic en el botón Abrir quiosco para el quiosco que creaste.
2. Cambia el idioma si es necesario.
3. Haz clic en Continuar para iniciar el proceso de registro.
4. Elige la opción Iniciar sesión.
5. Selecciona la empresa que deseas visitar.
6. Haz clic en el botón Visitante para continuar.
7. Lee las instrucciones de seguridad que configuraste anteriormente y acéptalas para continuar.
8. Completa tu información personal.
9. Acepta las políticas de privacidad y pulsa Continuar.
10. Elige cualquier solicitud especial si es necesario y continúa.
11. Selecciona tu anfitrión de la lista o escribe el nombre si no se muestra.
12. Sigue las instrucciones para obtener acceso (por ejemplo, haz clic en Continuar y luego en Pulsa aquí para abrir la puerta) e ingresa al edificio.

Paso 3: Usa el código QR o el PIN para abrir puertas

1. Después del registro, el visitante recibe un correo electrónico con un código QR y un código PIN.
2. Usa el código QR para:
   • Abrir puertas que estén configuradas con un lector de código QR.
   • Check out en el quiosco, lo que deshabilita cualquier acceso a la puerta otorgado.
3. Para abrir puertas, coloca el código QR en el lector junto a la puerta; la puerta emite un pitido o cambia de color para mostrar que está abierta.
4. Cuando el visitante desee salir, haz clic en Continuar en la página de inicio del quiosco.
5. Usa el escáner que se muestra en la pantalla para colocar el código QR dentro del marco.
   • Si el código QR no puede ser leído usa el PIN proporcionado haciendo clic en Ingresa tu código pin y escribe el PIN proporcionado en el correo electrónico.
6. Una vez que se lee el código QR o el PIN, la aplicación pregunta si el visitante desea realizar el check out.
7. Después de hacer clic en Checkout, se elimina el acceso del visitante y las puertas ya no se pueden abrir.