# Erstellen und konfigurieren Sie einen Virtual Front Desk in Salto IDM > Erfahren Sie, wie Sie einen Virtual Front Desk in Salto IDM für die Selbstregistrierung von Besuchern und Auftragnehmern erstellen, konfigurieren und testen. ## So erstellen und konfigurieren Sie einen Virtual Front Desk {#how-to-create-and-configure-a-virtual-front-desk} Ein Virtual Front Desk (VFD) ist ein Self-Service-Kiosk für die Registrierung von Besuchern und Auftragnehmern in Salto IDM. Besucher nutzen die öffentliche VFD-Seite, um sich zu registrieren und je nach Konfiguration nach dem Check-in einen mobilen Schlüssel oder den Türzugang zu erhalten. Sie verwalten den VFD über das Admin-Portal, und jeder VFD hat seine eigene öffentliche URL. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um einen VFD zu erstellen, seine Einstellungen zu konfigurieren und das daraus resultierende Besuchererlebnis zu testen. ## Schritt 1: Einen Virtual Front Desk erstellen {#create-a-virtual-front-desk} 1. Gehen Sie in der linken Navigation unter **Admin** auf **Konfiguration** > **Virtual Front Desks**. 2. Klicken Sie oben rechts auf **Virtual Front Desk erstellen**. 3. Geben Sie unter **Allgemeine Informationen** einen **Namen** ein. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Die Seite zeigt "Der Virtual Front Desk wurde erfolgreich erstellt" an, und der neue VFD wird in der Übersicht angezeigt. ![Erstellen Sie einen Virtual Front Desk mit dem erforderlichen Namensfeld](images/vfd-create-name.png) {.zoomable-image} ![Übersicht zur Verwaltung des Virtual Front Desk mit dem neu erstellten VFD](images/vfd-manage-overview.png) {.zoomable-image} ## Schritt 2: Konfigurieren Sie den Virtual Front Desk {#configure-the-virtual-front-desk} Klicken Sie unter **Aktionen** auf das Bearbeitungssymbol, um den VFD zu öffnen. Der Editor hat sechs Registerkarten: **Allgemein**, **Umgebungen**, **Anpassung**, **Standard-Hosts**, **Medium zuweisen** und **Türöffnung**. ### Allgemein {#general} Konfigurieren Sie die Kern-VFD-Einstellungen, aufgeteilt auf drei Spalten: - **Allgemeine Informationen** – umfasst **Name**, **Standort**, **Zeitüberschreitung bei Bildschirminaktivität (Sekunden)** und **Verzögerung des Abschlussbildschirms (Sekunden)**, gefolgt von **Registrierungseinstellungen** wie **Host-Bestätigung vor Check-in erforderlich**. - **Reisepass-/ID-Einstellungen** – **Reisepass-/ID-Registrierung aktivieren**, separat durchgesetzt für **Besucher** und **Auftragnehmer**, eine Option zur manuellen Eingabe der Dokumenten-ID, **Reisepass-Scanner-URL** und **Lesemodus** (zum Beispiel **MRZ und Chip**). - Klicken Sie auf **Anleitungen**, um Hilfe bei der Einrichtung zu erhalten. - **Virtual Front Desk-Einstellungen** – Schalter, die steuern, was der VFD anzeigt, einschließlich **Wartungsmodus aktivieren**, **Check-in aktivieren**, **Check-out aktivieren**, **Selbstregistrierung aktivieren**, **XS4 Face-Registrierung aktivieren**, **Sicherheitshinweise anzeigen**, **NDA-Seite anzeigen**, **Zimmerauswahl anzeigen**, **Für Besucher aktiviert**, **Für Auftragnehmer aktiviert** und ein Arbeitszeitplan. {{% info-panel %}} **Für Besucher aktiviert** und **Für Auftragnehmer aktiviert** steuern, welche Besuchertypen sich registrieren können. Wenn beide aktiviert sind, sehen Besucher vor der Registrierung einen Typauswahlbildschirm. {{% /info-panel %}} ![Registerkarte „Allgemein“ des Virtual Front Desk mit Registrierungs- und Pass-Einstellungen](images/vfd-general-tab.png) {.zoomable-image} ### Umgebungen {#environments} Verknüpfen Sie den VFD mit der Umgebung oder den Umgebungen, in denen er verfügbar sein soll. ### Anpassung {#customization} Konfigurieren Sie die Bildschirme für Besucher für jede Sprache. 1. Wählen Sie im Abschnitt **Sprache** eine Sprache aus, zum Beispiel **English**, **Nederlands**, **Deutsch**, **Français**, **Svenska** oder **Suomi**. Verwenden Sie die Markierung **Standard**, um die Standard-Anzeigesprache festzulegen. 2. Konfigurieren Sie alle Registerkarten für diese Sprache: - **Allgemein** – erweiterbare Abschnitte für die Bildschirme **Willkommensseite**, **Check-in und Check-out**, **Auswahl Gastgeber**, **Verifizierung**, **Zimmer**, **Ausweis** und **Datenschutz**. - **Einführungsseite** – Laden Sie ein Bild oder Video als **Einführungs-Banner** für den VFD-Startbildschirm über **Datei auswählen** hoch. Sie können es vor dem Hochladen in der Vorschau anzeigen lassen. - Empfohlenes Format: maximal 32 MB, 1080×1920 (Hochformat), H.264 MP4. - Klicken Sie auf **Auf Standard zurücksetzen**, um es zurückzusetzen. - **Anweisungen** – Anweisungen zu Sicherheit und Hausordnung. - **Sicherheitsfragen** – optionale Screening-Fragen. - **Geheimhaltungsvereinbarung** – der NDA-Text. Wiederholen Sie diese Schritte für jede Sprache, die Sie anbieten möchten. ![Registerkarte „Anpassung“ mit dem Sprachbereich und erweiterbaren Bildschirmabschnitten](images/vfd-customisation-general.png) {.zoomable-image} ![Registerkarte „Anpassung der Einführungsseite“ mit einer Bannerdatei und Live-Vorschau](images/vfd-customisation-intro-page.png) {.zoomable-image} ### Standard-Gastgeber {#default-hosts} - **Standard-Gastgeber** – fügen Sie Gastgeber hinzu, die Besuchern unter **Standard-Gastgeber hinzufügen** auswählen können. - Jeder Eintrag zeigt **Name**, **Anzeigename**, **Umgebung** und verfügbare Aktionen. - **Einstellungen** – legen Sie das Suchverhalten nach Gastgebern mit den Einstellungen **Gäste zu Raumbuchungen hinzufügen**, **Gastgeber-Suche aktivieren** und **Genaue Übereinstimmung erforderlich aktivieren** fest. - Wählen Sie aus, welche Felder (**Name**, **Telefonnummer**, **E-Mail**) für die genaue Übereinstimmung verwendet werden. ![Registerkarte „Standard-Gastgeber“ mit der Gastgeber-Liste und den Sucheinstellungen](images/vfd-default-hosts.png) {.zoomable-image} ### Medium zuweisen {#assign-key} - **Schlüsselkarte > Encoder** – wählen Sie den Encoder aus, der die Karte ausstellt, zum Beispiel **IDM Demo | Haupt**. - **Einstellungen** – umfasst **Mobilen Schlüssel zuweisen** und **Schlüsselzuweisung erforderlich**. {{% info-panel %}} Um **Schlüsselzuweisung erforderlich** zu aktivieren, aktivieren Sie zuerst **Mobilen Schlüssel zuweisen** oder wählen Sie einen **Schlüsselkarten**-Encoder aus. {{% /info-panel %}} ![Registerkarte „Schlüssel zuweisen“ mit der Encoder-Auswahl und den Schlüsseleinstellungen](images/vfd-assign-key.png) {.zoomable-image} ### Türöffnung {#door-opening} Legen Sie das Verhalten der Tür unter **Türoptionen** fest. Standardmäßig ist hier **Keine Türen öffnen** eingestellt. Klicken Sie **Schaltfläche zum Öffnen der Tür anzeigen** an. Legen Sie dann unter **Zu öffnende Tür** die gewünschte Tür fest. ![Registerkarte „Türöffnung“ mit den Türoptionen](images/vfd-door-opening.png) {.zoomable-image} ## Schritt 3: Virtual Front Desk speichern und öffnen {#save-and-open-the-virtual-front-desk} 1. Klicken Sie auf **Speichern**, um die Konfiguration zu speichern. 2. Klicken Sie auf **Virtual Front Desk öffnen**, um die öffentliche VFD-Seite (`.../Public//`) in einer neuen Registerkarte zu öffnen und zu testen. ## Was Besucher sehen {#what-visitors-see} Dies ist der vollständige Ablauf, den ein neuer Besucher auf der öffentlichen VFD-Seite sieht. Welche Bildschirme in welcher Reihenfolge angezeigt werden, hängt von Ihren Einstellungen unter **Allgemein** und **Anpassung** ab. ### Willkommensbildschirm {#welcome-screen} Der VFD öffnet sich mit einem Willkommensbanner und einem Einführungstext. Durch einen Klick auf **Sprache ändern** können Besucher die Anzeigesprache ändern und dann auf **Weiter** klicken. ![Willkommensbildschirm mit Sprachauswahl und „Weiter“](images/vfd-visitor-welcome-screen.png) {.zoomable-image} ### QR-Code oder Registrierung {#qr-code-or-register} - **QR-Code erhalten?** – Wiederkehrende oder bereits eingeladene Besucher scannen ihren QR-Code über die Webcam oder klicken auf **PIN-Code eingeben**, falls das Scannen fehlschlägt. - **Registrieren** – Neue Besucher beginnen hier ihre Selbstregistrierung. {{% info-panel %}} Um QR-Codes zu scannen, wird eine Kamerafreigabe benötigt. Der Browser fragt nach der Berechtigung. Der Besucher oder Kiosk muss **Erlauben** auswählen. {{% /info-panel %}} ![Einführungsbildschirm mit QR-Code-Scan und Registrierungsoptionen](images/vfd-visitor-intro-screen.png) {.zoomable-image} ### Besuchertyp {#visitor-type} Wenn sowohl **Für Besucher aktiviert** als auch **Für Auftragnehmer aktiviert** eingeschaltet sind, wählen Besucher vor dem Fortfahren **Besucher** (**Als Besucher anmelden**) oder **Auftragnehmer** (**Als Auftragnehmer anmelden**). ![Auswahl des Besuchertyps mit den Optionen „Besucher“ und „Auftragnehmer“](images/vfd-visitor-type-selection.png) {.zoomable-image} ### Sicherheitshinweise {#security-instructions} Wenn **Sicherheitshinweise anzeigen** aktiviert ist, zeigt der VFD die Hausordnung an, zum Beispiel Einschränkungen in Bezug auf Rauchen, Alkohol, Drogen und Fotografie. Besucher wählen **Weiter** zum Akzeptieren oder **Ablehnen** zum Verweigern. ![Bildschirm mit Sicherheitshinweisen und den Optionen „Ablehnen“ und „Weiter“](images/vfd-visitor-security-instructions.png) {.zoomable-image} ### Host-Auswahl {#host-selection} Auf dem Registrierungsbildschirm suchen Besucher nach ihrem Host: 1. Geben Sie einen Teil des Namens des Hosts in **Namen des Hosts eingeben** ein. 2. Klicken Sie neben dem richtigen Ergebnis auf **Auswählen**. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, erscheint **Keine Ergebnisse gefunden, versuchen Sie, Ihre Suche anzupassen**. ![Bildschirm zur Host-Auswahl mit Suchergebnissen](images/vfd-visitor-host-selection.png) {.zoomable-image} ### Registrierungsdetails {#registration-details} Besucher füllen das Registrierungsformular aus: - **Vorname**, **Nachname** und **E-Mail-Adresse** (erforderlich) - **Telefonnummer** mit Ländervorwahl - **Unternehmen** und **Kfz-Kennzeichen** - Ein erforderliches Kontrollkästchen für die Datenschutzeinwilligung Durch Klicken auf **Speichern** wird das Formular abgeschickt. ![Registrierungsformular mit Besucherdetails und dem Kontrollkästchen für die Datenschutzeinwilligung](images/vfd-visitor-registration-form.png) {.zoomable-image} ### Wählen Sie eine Zugangsmethode {#choose-an-access-method} Nach der Registrierung wählen Besucher aus, wie sie Zugang erhalten: - **Ich benötige kein Medium** – ohne Zugangsberechtigung fortfahren. - **Medium aktivieren** – eine physische Karte über den Encoder zuweisen. - **Mobiles Medium zuweisen** – einen mobilen Schlüssel an das Gerät des Besuchers senden. {{% info-panel %}} Das Aktivieren eines Mediums kann den Browser auffordern, die Berechtigung zum Zugriff auf andere Apps und Dienste auf dem Gerät anzufordern, die für den Encoder erforderlich sind. Klicken Sie auf **Erlauben**, um fortzufahren. Wenn die Aktivierung fehlschlägt, zeigt der VFD **Erneut versuchen.** {{% /info-panel %}} ![Auswahl der Zugangsmethode mit Optionen für Medium und mobilen Schlüssel](images/vfd-visitor-identifier-choice.png) {.zoomable-image} ### Abschließen und Namensschild drucken {#finish-and-print-a-name-tag} Besucher wählen **Weiter** oder optional **Namensschild drucken**, um ein Namensetikett zu drucken. ![Optionen „Weiter“ und „Namensschild drucken“](images/vfd-visitor-continue-nametag.png) {.zoomable-image} ### Türöffnung {#the-door-opens} Wenn **Türöffnung** auf **Schaltfläche zum Öffnen der Tür anzeigen** eingestellt ist, zeigt der VFD **Hier tippen, um die Tür zu öffnen** an. Nachdem der Besucher darauf getippt hat, zeigt der VFD **Die Tür ist offen** an, und die konfigurierte Tür entriegelt. ![Bestätigungsbildschirm „Die Tür ist offen“](images/vfd-visitor-door-open.png) {.zoomable-image} ### Registrierung abgeschlossen {#registration-complete} Der VFD zeigt eine Bestätigungsmeldung an: **Deine Registrierung ist abgeschlossen.** **Vielen Dank für deinen Besuch.** Durch Auswählen von **Zurück zum Startbildschirm** kehren Sie zum Willkommensbildschirm zurück, der für den nächsten Besucher bereit ist. ![Bildschirm „Registrierung abgeschlossen“ mit „Zurück zum Startbildschirm“](images/vfd-visitor-flow-complete.png) {.zoomable-image} ## Häufige Fehlermeldungen {#common-error-messages} | Meldung | Was ist zu tun | | :--------------------------------------------------------------------- | :--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | "Keine Ergebnisse gefunden, versuchen Sie, Ihre Suche anzupassen" | Der Host ist nicht im System oder der Name stimmt nicht überein. Überprüfen Sie die Schreibweise, fügen Sie den Host unter **Standard-Hosts** hinzu oder überprüfen Sie **Genaue Übereinstimmung erforderlich aktivieren** unter **Standard-Hosts > Einstellungen**. | | "Einen Moment bitte" (bleibt auf diesem Bildschirm) | Die Verbindung zum Backend wird noch verarbeitet. Warten Sie einen Moment. Wenn das Problem weiterhin besteht, aktualisieren Sie die öffentliche Seite und versuchen Sie es erneut. | | "Nochmal versuchen." | Wird angezeigt, wenn ein Encoder nicht reagiert, nachdem ein Benutzer **Medium aktivieren** ausgewählt hat. Überprüfen Sie, ob unter **Medium zuweisen** ein Encoder ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob im Browser der Zugriff auf andere Apps und Dienste zugelassen ist. | | Browser-Aufforderung zur Verwendung der Kamera | Erforderlich, um QR-Codes zu scannen. Wählen Sie **Beim Besuch der Website erlauben** oder **Dieses Mal erlauben**. | | Browser-Aufforderung zum Zugriff auf andere Apps und Dienste | Erforderlich, um Schlüssel über Encoder zuzuweisen. Klicken Sie auf **Erlauben**. | | QR-Code funktioniert nicht | Verwenden Sie **PIN-Code eingeben** oder registrieren Sie sich erneut über **Registrieren**. | | Falsche Sprache auf dem Kiosk | Konfigurieren Sie die erforderlichen Sprachen unter **Anpassung > Sprache** und legen Sie die Texte für jede Sprache fest. |